Expert Feature

Projekte mit mehreren Workflows

Was sind Projekte mit mehreren Workflows?

In Unternehmen werden oft Texte zu ein und demselben Produkt für verschiedene Zwecke verfasst. Einige davon sind für den internen Gebrauch gedacht, andere werden auf der Website veröffentlicht und wiederum andere sind für die Produkthandbücher. Je nach Funktion müssen die Texte bei der Übersetzung unterschiedliche Workflows durchlaufen.

Ein Dokument für den internen Gebrauch zum Beispiel muss nicht zwingend korrigiert und lektoriert werden. Allgemein gilt: Je komplexer eine Übersetzung ist, desto mehr Schritte müssen durchgeführt werden, um die Qualität zu sichern. Im regulatorischen Umfeld müssen die Texte häufig nach Normen wie der ISO 17100 übersetzt werden, um Compliance-Richtlinien zu erfüllen.

Wenn für jede Textsorte ein neues Projekt mit dem entsprechenden Workflow erstellt wird, stehen Projektmanager schnell vor der Herausforderung, eine unübersichtliche Anzahl an Projekten koordinieren zu müssen. Dabei gehören all diese Texte eigentlich zum selben Produkt.

Deshalb bietet Across die Möglichkeit, mehrere Workflows in einem Projekt zu nutzen. Sind zum Beispiel in einem Projekt drei Texte, so kann bei der Projektanlage pro Text ein eigener Workflow definiert werden. Damit wird der Projektmanagementaufwand signifikant reduziert.

Wie wende ich das Feature an?

Es gibt drei Wege, wie Sie Workflows definieren.

Im Project Wizard

Bei der Projektanlage wählen Sie pro Text einen eigenen Workflow aus.

In den Dokumenteneigenschaften

Ändern Sie die Workflows bei Bedarf nachträglich in den Dokumenteigenschaften.

Im Multi Document Workflow Change Wizard

Mit Hilfe des Multi Document Workflow Change Wizard können Sie den Workflow mehrerer Dokumente gleichzeitig ändern. Sie starten den Wizard über den Befehl „Workflow...“ im Kontextmenü im Projektbaum des Projekte- oder Aufgaben-Moduls.

Welche Auswirkungen hat der Einsatz des Expert Features auf meine Kosten und Reports?

Wenn der Projektpreis berechnet werden soll, empfiehlt es sich, je nach Workflow getrennte Reports zu erstellen, da die Preise bei mehr oder weniger Prozessschritten variieren.

Dazu erstellen Sie die Reports pro Dokument im Report-Wizard.

Was muss ich beim Einsatz des Expert Features beachten?

  • Sie können die Workflows auch ändern, wenn Sie die Aufgaben schon zugewiesen haben. Fallen Schritte weg, werden die Aufgaben automatisch entzogen. Vergewissern Sie sich deshalb vorher, dass Sie keine Aufgaben löschen, die gerade in Bearbeitung sind. Wenn Sie Prozessschritte hinzufügen, müssen Sie die zusätzlichen Aufgaben zuweisen.
  • Diese Vorgehensweise empfiehlt sich, wenn Sie nicht viele Dokumente auf einmal übersetzen lassen müssen. Ab einer größeren Anzahl von Dokumenten empfiehlt es sich, diese je nach Workflow getrennt einzuchecken.
  • Beim Hinzufügen neuer Dokumente sollte darauf geachtet werden, dass die Attribute des Projekts auf das neue Dokument zutreffen.
  • Mit dem Workflow Wizard legen Sie – zusätzlich zu den vorhandenen Standard-Workflows – neue Workflows an. Sie können somit Ihre individuellen Übersetzungs-Workflows 1:1 benutzerdefiniert abbilden. Sie können wahlweise einen der bereits vorhandenen Standard-Workflows als Grundlage wählen oder einen gänzlich neuen Workflow erstellen.
  • In unserem Classroom-Training erhalten Sie umfangreiches Detailwissen über das Projektmanagement mit dem Across Language Server.
  • Mehr Information finden Sie auf der Webseite des Classroom-Trainings.

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