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Instanzen in crossTerm sinnvoll nutzen

Was sind die Instanzen in crossTerm?

Mit Hilfe der Instanzen haben Sie in Across die Möglichkeit, verschiedene Terminologien innerhalb einer Datenbank getrennt voneinander zu pflegen und zu verwalten. So können Sie beispielsweise Ihre Konzernterminologie, das Glossar einer Zuliefererfirma, die Terminologie Ihrer Tochterunternehmen und eine fachspezifische Begriffssammlung parallel verwalten und durchsuchen.

Wie und wo wende ich die crossTerm-Instanzen an?

Eine neue Instanz ist mit wenigen Mausklicks in den Einstellungen des crossTerm Manager angelegt: crossTerm ManagerTools Einstellungen Verwalten.

Im Verwaltungsbereich können Sie neue Instanzen anlegen und bestehende bearbeiten. So können Sie hier beispielsweise auch den Namen und das Icon der Standardinstanz ändern (insbesondere falls diese bei Ihnen noch „Default across Server“ heißt). Das Beschreibungsfeld können Sie nutzen, um die Inhalte der Instanz näher zu definieren oder Änderungen in der Instanz zu dokumentieren.

Außerdem können Sie die Instanzverwaltung nutzen,

  • um sämtliche Einträge aus einer Instanz zu entfernen und lediglich deren Datenstruktur beizubehalten (z. B. um sie neu zu befüllen)
  • oder eine selbst angelegte Instanz komplett zu löschen (Datenstruktur und Einträge).

Welche Vorteile hat der Einsatz der crossTerm-Instanzen?

Die Arbeit mit Instanzen ist eine elegante Möglichkeit, um unterschiedliche Terminologien getrennt voneinander zu pflegen.

Systemattribute: Innerhalb der Instanzen können Sie natürlich weiterhin wie gewohnt mit Ihren Systemattributen (z. B. Fachgebiete und Relationen) arbeiten und diese zusätzlich nutzen.

Filter: Der vermutlich größte Vorteil bei der Arbeit mit Instanzen ist, dass Across eine Termsuche stets über alle Instanzen hinweg startet und Ihnen bzw. den Nutzern Ihrer Terminologie Ergebnisse aus allen Instanzen anzeigt. Nur wenn Sie dies verhindern und bestimmte Instanzen aus der Suche ausschließen wollen, müssen Sie aktiv werden und entsprechende Filter setzen. Dies kann z. B. im Kontext der Paketerstellung für Ihre Übersetzungspartner interessant sein oder beim Einsatz von Zusatzkomponenten wie crossTerm Web oder crossTerm Now.

Datenstruktur: Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, innerhalb verschiedener Instanzen mit unterschiedlichen Strukturen zu arbeiten. Benötigen Sie z. B. in Ihrer ausgereiften Unternehmensterminologie Datenkategorien wie Numerus, Genus und Verwendungshinweis, mag es in einem Zuliefererglossar völlig ausreichend sein, wenn es ein Definitionsfeld auf Eintragsebene gibt. Jede neue Instanz ist zunächst leer, es ist keine Datenstruktur vorhanden. Sie können die jeweilige Instanz mit den von Ihnen benötigten Datenkategorien zu befüllen. Dabei ist es natürlich auch immer eine Überlegung wert, wer diese Terminologie in Zukunft nutzen wird und welche Anforderungen dieser Nutzerkreis hat. So benötigt zum Beispiel ein muttersprachlicher Übersetzer i.d.R. andere Informationen als ein Techniker in Ihrem Unternehmen, der Ihre Terminologie über eine Intranetseite abruft.

Rechteverwaltung: Zusätzlich können Sie die Zugriffsrechte (z. B. eingeschränkter Lesezugriff vs. umfängliche Schreib- und Änderungsrechte) auf die einzelnen Instanzen ganz gezielt und bedarfsgerecht über die Benutzergruppenrechte steuern.

Icons: Um sämtlichen Nutzern auf einen Blick zu vermitteln, dass es sich bei den Ergebnissen um Terme aus unterschiedlichen Instanzen handelt, bietet es sich an, unterschiedliche Icons zu nutzen. So kann auch ein Übersetzer anhand des Icons ganz rechts im Suchfenster sofort sehen, aus welcher Instanz ein Term stammt.

Was muss ich beim Einsatz der crossTerm-Instanzen beachten?

Einige Funktionen in crossTerm sind instanzabhängig, während andere instanzübergreifend arbeiten. So können Sie z. B. nur aus jeweils einer Instanz Terminologie exportieren und natürlich auch stets nur in eine Instanz importieren.

Die Summarys (ein statistischer Überblick über Ihren Terminologiebestand: crossTerm ManagerTools Summary) hingegen liefern Ihnen stets Ergebnisse über alle Instanzen hinweg.

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