Zeitmanagement für freiberufliche Übersetzer

Sich die Zeit frei einteilen zu können, ist Segen und Fluch zugleich, denn von Freiberuflern wird oft erwartet, dauerhaft online und erreichbar zu sein. Gerade für Berufseinsteiger ist es schwierig, den richtigen Arbeitsrhythmus zu finden, sich zu organisieren und Wartezeiten optimal auszunutzen. Um den Stress im Rahmen zu halten, ist ein gutes Zeitmanagement wichtig. Zu viel Stress kann langfristig nämlich das Sozialleben negativ beeinflussen und sogar die eigene Gesundheit anschlagen.

Die oben aufgeführte Geschichte ist natürlich etwas überspitzt, aber die Herausforderung bleibt bestehen. Heutzutage leiden wir immer öfter unter Zeitdruck und engen Deadlines. Die kostbaren Pausen verbringen viele am Computer, was auf Dauer den Stresspegel erhöht und die Konzentrationsfähigkeit senkt. Dies kann Fehler zur Folge haben, die uns Zeit kosten und sich im Normalfall vermeiden ließen.

Der Schlüssel für einen produktiven Arbeitstag mit möglichst geringem Stresslevel ist Selbstdisziplin und eine geregelte aber realistische Zeiteinteilung. Dies ist für die Allermeisten kein Neuland. Es gibt unzählige Apps und Programme, die zu einem besseren Selbstmanagement beitragen können.

Das Problem dabei ist, dass es manchen Menschen leichter als anderen fällt, sich an To-do-Listen und Zeitpläne zu halten. Aber Selbsterkenntnis ist bekanntlich der erste Schritt zur Besserung. Seien Sie ehrlich zu sich selbst und analysieren Sie Ihr eigenes Arbeitsverhalten. Vielleicht sind Sie gut organisiert, aber können bei zusätzlichen Aufträgen nicht nein sagen? Welche Tätigkeiten waren an einem bestimmten Tag nützlich und welche hätten Sie getrost verschieben können? Erledigen Sie Aufgaben, die Sie problemlos delegieren könnten? Kommunizieren Sie zielsicher und direkt mit Ihren Kunden oder telefonieren Sie ständig im Kreis? Stellen Sie sich diese und weitere Fragen und beantworten Sie sie ehrlich, um Ihre Zeiträuber in einem zweiten Schritt reduzieren oder gar eliminieren zu können.

Es gibt, um offen zu sein, kein perfektes Prinzip. Jeder Mensch tickt anders und das ist auch gut so. Ihr Ziel ist es, die Methode zu finden, die für Sie am besten funktioniert. Manche Menschen können erst ab 12:00 Uhr produktiv arbeiten. Wenn man sich dessen bewusst ist, kann man den Tagesablauf entsprechend planen und vormittags zum Beispiel administrative Tätigkeiten abarbeiten.

Nachfolgend präsentieren wir einige Tipps, die Ihnen dabei helfen können, Ihr Zeitmanagement zu optimieren. Wenn Sie im vorherigen Schritt Ihre Zeiträuber identifiziert haben, können Sie diese Tipps auf Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen.

Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass Sie schon mit To-do-Listen arbeiten. Es ist egal, ob Sie diese analog oder digital erstellen, wichtig ist, dass Sie ein einheitliches Konzept dafür benutzen. Sie können sich für die Aufgaben ein Zeitlimit und Prioritäten setzen. Es wird allgemein empfohlen, die unangenehmsten und wichtigsten Aufgaben des Tages zuerst zu erledigen, doch ob dies für Sie funktioniert, liegt in Ihrem Ermessen.

Es gibt unterschiedliche Methoden für ein erfolgreiches Aufgabenmanagement:

• Das Eisenhower-Prinzip: Die Aufgaben werden nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit erledigt. Wichtige Aufgaben bringen Sie Ihrem Ziel näher, dringende Aufgaben sind an Fristen gebunden.
• Die Alpen-Methode: Jeder Buchstabe steht für einen Planungsschritt. Aufgaben zusammenstellen, Länge der Tätigkeit schätzen, Pufferzeiten für Unvorhergesehenes schaffen, Entscheidungen über Prioritäten treffen, Nachkontrollen durchführen.
• Das Pareto-Prinzip: Es wird auch als 80:20-Regel bezeichnet. Erledigen Sie nur die Aufgaben, die Priorität haben und vermeiden Sie Zeitverschwendungen.
• Die Pomodoro-Technik: Arbeiten Sie mit Zeitintervallen und Pausen. Stellen Sie dazu einen Timer auf 25 Minuten und arbeiten Sie voll konzentriert, danach gönnen Sie sich eine Pause von fünf Minuten. Wenn Sie eine größere Aufgabe erledigt haben, machen Sie vor der nächsten eine Pause von 15 Minuten.

Im Grunde haben alle Methoden das gleiche Ziel: mehr Aufgaben in weniger Zeit zu erledigen.

Tipp 2: Machen Sie sich einen Arbeitsplan

Planen Sie Ihren Tag. Wie viel müssen Sie heute übersetzen? Welche administrativen Tätigkeiten fallen an? Wie viel Zeit wollen Sie für Selbstmarketing investieren? Es kann außerdem hilfreich sein, nur sechs von acht Arbeitsstunden zu verplanen, um Zeit für unvorhergesehene Aufgaben zu haben. Verlieren Sie bei Ihrer Arbeitsplanung Ihre mittelfristigen Ziele nicht aus den Augen. Was müssen Sie in dieser Woche und in diesem Monat noch erledigen? Versuchen Sie, wichtige Aufgaben schon im Voraus zu planen.

Tipp 3: Vorlagen, Vorlagen, Vorlagen

Sie können für fast alles Vorlagen erstellen. Dies spart Zeit und Nerven! In Word gibt es mittlerweile viele Vorlagen für Rechnungen, Angebote und Auftragsbestätigungen. Sie können diese personalisieren oder Ihre eigenen erstellen. Alternativ gibt es dafür kostenpflichtige Fakturierungssoftware. Diese kann bei parallel laufenden Projekten von Vorteil sein, um den Überblick nicht zu verlieren. Mit den meisten Programmen können Sie zudem die Stammdaten Ihrer Kunden pflegen. Die Erstellung der Vorlagen benötigt anfänglich etwas Zeit, die Sie aber schnell wieder einholen werden.

In jedem Beruf gibt es Wartezeiten. Seien es die Updates eines Programmes oder die fehlende Bestätigung eines Kunden. Sie können diese Zeit nutzen, um kleine Aufgaben zu erledigen. Sie können E-Mails schreiben, Rechnungen (siehe Tipp 3) abschicken, Terminologie für das nächste Projekt recherchieren und vieles mehr. Vergessen Sie aber nicht, zwischendurch eine Pause einzurichten, um neue Energie zu tanken!

Tipp 5: Diktieren Sie Ihre Übersetzungen

Dies ist ein Thema für sich, es soll aber an dieser Stelle auch erwähnt werden, ohne dabei den Rahmen zu sprengen. Die erhältliche Diktiersoftware ist in den letzten Jahren sehr gut geworden. Viele Übersetzer schwören mittlerweile auf die Programme, um Zeit zu sparen und gleichzeitig den Übersetzungsoutput zu erhöhen. Die Software kann auf die persönliche Stimme und auf Fachvokabular trainiert werden, wodurch sie auch bei sehr spezialisierten Texten eingesetzt werden kann. Wie bei der Erstellung von Vorlagen benötigt man anfänglich ein bisschen mehr Zeit, um das Tool den eigenen Bedürfnissen anzupassen, aber es kann sich schon nach kurzer Zeit lohnen!

Jeder hat im Home Office seine eigenen Ablenkungen, sei es Social Media, Fernsehen, Telefonieren oder Aufräumen. Zum Beispiel zieht sich meine Morgenroutine manchmal unnötig in die Länge, wenn ich zu viel Zeit auf Social Media verbringe. Diese Angewohnheiten müssen nicht zu einem Problem werden, wenn Sie eine fixe Zeit dafür einplanen und Ihre anstehenden Aufgaben nicht vernachlässigen. Es gibt aber auch Programme, mit denen gewisse Websites oder Apps zu bestimmten Zeiten blockiert werden. Klar, theoretisch können Sie das Programm ausschalten, aber die Hemmschwelle ist dabei höher.

Tipp 7: Lernen Sie, auch mal „nein“ zu sagen

Es ist verlockend, zwischendurch zusätzliche Aufträge anzunehmen, um den Umsatz zu steigern. Wenn Sie eine Zeit lang weniger Aufträge hatten, werden Sie vielleicht keine andere Wahl haben. Versuchen Sie aber, auf Ihre innere Stimme zu hören, denn mit der Zeit ist diese „Dauerarbeit“ weder für Körper noch Geist gesund. Haben Sie sich vorgenommen, am Wochenende wandern zu gehen, aber ein Kunde braucht eine dringende Übersetzung? Oft kann diese doch um zwei Tage verschoben werden, wenn Sie mit Ihrem Kunden reden. Wenn es nicht klappen sollte, machen Sie sich keine Vorwürfe, denn Zeit für sich, Ihre Familie und Ihre Freunde zu haben, ist am Ende des Tages Gold wert.

Wie eine Ernährungsumstellung ist die Einführung neuer Arbeitsangewohnheiten ein längerer Prozess, den Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können, um den maximalen Erfolg zu erzielen. Es ist nicht schlimm, wenn Sie nicht alle Tipps auf einmal befolgen können oder wollen. Mit der Zeit lernen Sie, wie Sie Hindernisse und Probleme rechtzeitig erkennen und wie Sie diese reduzieren und verhindern können. Mit einem guten Zeitmanagement arbeiten Sie strukturierter und effektiver. In Kombination mit regelmäßigen Erholungspausen entlasten Sie Ihr Gehirn und tanken neue Kraft für die nächste Tätigkeit.

Wir alle haben täglich 24 Stunden zur Verfügung. Sie entscheiden, was Sie daraus machen!

Diese kleine Liste beinhaltet bei Weitem nicht alle verfügbaren Tipps für ein erfolgreiches Zeitmanagement und kann noch weiter fortgesetzt werden. Was sind Ihre persönlichen Geheimtipps für Ihr Zeitmanagement? Teilen Sie diese gern mit uns auf Twitter.