Terminologiearbeit, Terminologieverwaltung oder Terminologiemanagement ist die Zusammenstellung, Definition, Verbreitung und Pflege von Fachwörtern und unternehmensspezifischen Eigenbegriffen nach definierten, einheitlichen Regeln. Diese Fachbegriffe werden auch Benennungen oder Termini genannt. Ein wichtiger Bestandteil der Terminologiearbeit ist es, die daraus erarbeitet Datenbank so aufzubereiten, dass das gesamte Unternehmen von der Arbeit profitieren kann.
Das Ergebnis der Terminologiearbeit ist die Terminologie: Gemäß der Norm DIN 2342:2011-08 bezeichnet Terminologie den Fachwortschatz, also den Gesamtbestand der Begriffe und ihrer Bezeichnungen in einem bestimmten Fachgebiet.
Ein Artikel von
Flurina Schwendimann
Freiberufliche Übersetzerin
Terminologiearbeit in Unternehmen verbessert die Corporate Language, senkt Übersetzungskosten und ist Basis für maschinelle Übersetzung.
Warum brauchen Unternehmen Terminologiearbeit?
1. Stärkt die Corporate Language:
Sie haben diesen Begriff mit Sicherheit schon einmal gehört. Corporate Language ist Teil der Corporate Identity eines Unternehmens. Der Begriff bezieht sich nicht nur auf den individuellen Sprachstil eines Unternehmens, sondern auf die Gesamtheit der firmenspezifischen Termini. Das Ziel davon ist eine einheitliche Kommunikation, eine bessere Außenwahrnehmung und ein höherer Wiedererkennungswert des Unternehmens.
2. Reduziert die Übersetzungskosten:
Wenn die Redakteur*innen durchgehend eine einheitliche Terminologie verwenden, sind die Ausgangstexte konsistenter. Dies führt dazu, dass größtenteils nur noch ähnliche ähnliche Wörter und Textbausteine übersetzt werden müssen. Im Übersetzungsmanagement spricht man von Fuzzy- oder 100%-Matches im Translation Memory. Diese bekannten Segmente kosten weniger in der Übersetzung als ganz neue. Außerdem sind dank einheitlicher Terminologie weniger Korrekturschleifen nötig, weshalb sich diese Kosten auch reduzieren. Eine tekom-Umfrage ergab, dass jährlich eine Ersparnis von 30 % erzielt werden kann.
Corporate Language stärkt die Außenwahrnehmung des Unternehmens.
3. Grundlage für die erfolgreiche Nutzung von Maschineller Übersetzung
Falls Sie in Betracht ziehen, maschinelle Übersetzung im Unternehmen einzusetzen, sollten Sie im Vorfeld in Terminologiearbeit investieren. Denn es gilt: Die Maschine ist nur so gut wie das, was man ihr beibringt. Damit der Output der MÜ brauchbar ist, ist eine möglichst saubere Terminologie notwendig. Auch die Post-Editor*innen profitieren davon, da sie dank einheitlicher Terminologie schneller und besser arbeiten können.
Wenn ein Unternehmen nicht ausreichend in Terminologiearbeit investiert, kann dies verschiedene Folgen haben.
Nehmen wir zur Erläuterung hierfür das fiktive Unternehmen Sneaker GmbH, das sich auf die Produktion von Sportschuhen spezialisiert hat. Ohne Terminologiearbeit tauchen im Unternehmen mehrere Benennungen für einen Begriff auf, zum Beispiel Sportschuh, Laufschuh, Sneaker und Turnschuh. Außerdem gibt es bei Sneaker GmbH eine Benennung für mehrere Begriffe: In der Marketing-Abteilung versteht man unter „Artikel“ einen Text, der für eine Zeitschrift oder Blog verfasst wird. Im Einkauf ist ein „Artikel“ z. B. ein Rohstoff, der bestellt wird. Die Rechtsabteilung wiederum denkt beim Wort „Artikel“ als erstes an einen Gesetzesabschnitt.Zu guter Letzt kämpft Sneaker GmbH zusätzlich mit unterschiedlichen Schreibweisen einer Benennung: Kunden-Nummer, Kundennummer, Kunden-Nr., Kundennr. etc. Sneaker GmbH sollte dringend ein Terminologieprojekt anstoßen, um zu vereinheitlichen.
Terminologiedaten sind wichtige Trainigsdaten für maschinelle Übersetzung.
Die Aufgaben der Terminologiearbeit
Die Aufgaben von Terminolog*innen im Unternehmen sind vielfältig und beinhalten hauptsächlich die folgenden drei Aspekte:
- Benennung neuer Produkte, Teile, Prozesse (in Zusammenarbeit mit dem Team) und Aufnahme in die Terminologiedatenbank inklusive Definitionen, Schreibweisen oder Bildern.
- Benennung von erlaubten und unerlaubten Synonymen und Dokumentation in der Terminologiedatenbank.
- Aktualisierung der Terminologiedatenbank und Prüfung von neuen Vorschlägen aus dem Unternehmen.
Terminologiearbeit im Unternehmen umsetzen
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen bisher noch gar keine Terminologiearbeit gemacht haben, wissen Sie womöglich nicht, wo Sie anfangen müssen. Aller Anfang ist schwer, aber wenn Sie strukturiert und schrittweise an die Sache rangehen, ist die Arbeit nicht mehr so beängstigend. Bevor Sie mit der eigentlichen Arbeit anfangen, stellen Sie sich die folgenden Fragen:
- Wer soll für die Terminologiearbeit im Unternehmen zuständig sein? Wird das Unternehmen die Arbeit intern erledigen oder soll ein externer Partner (meistens ein Sprachdienstleister) hinzugezogen werden?
- Welche Abteilungen oder Mitarbeiter*innen sollen Zugriff auf die Terminologiedatenbank haben?
- Gibt es im Unternehmen bereits Glossare (Excel-Tabellen) oder muss die Terminologie gänzlich aus bestehenden Texten extrahiert werden?
- Wer soll neue Terme vorschlagen, ändern oder genehmigen können?
Bezüglich des letzten Punkts: Es ist wichtig, von Anfang an die verschiedenen Rollen zu definieren. Damit eine Terminologiedatenbank strukturiert ist und bleibt, ist es empfehlenswert, dass nicht jeder die Terminologie bearbeiten kann. Allerdings gibt es in jedem Unternehmen viel Wissen, das unbedingt in die Terminologiearbeit einfließen sollte. Deswegen sollte es den Mitarbeiter*innen möglich sein, Terme vorzuschlagen, die anschließend überprüft und genehmigt werden.
Terminologiemanagement
mit Lösungen von Across
Für eine effiziente Terminologiearbeit müssen alle Abteilungen an einem Strang ziehen. Die wichtigsten Akteure im Prozess sind Mitarbeiter*innen in der Technische Redaktion, Übersetzung, Entwicklung und Marketing. Wenn alle zusammenarbeiten, ergeben sich Synergien und die Terminologie wird einheitlich, nützlich und lebendig.
Terminologiearbeit ist ein komplexes Projekt. Trotzdem wird die Terminologie oft in Excel-Listen gespeichert und den Mitarbeiter*innen im Unternehmen zur Verfügung gestellt. Die Nachteile dieser Vorgehensweise liegen auf der Hand: Es gibt unzählige Versionen von Glossaren und die Mitarbeiter*innen haben nicht sofortigen Zugriff auf neue Termini oder Überarbeitungen. Das führt schnell zu Verwirrung und gar Fehlern, sei es in der Technischen Dokumentation, im Marketing oder im Vertrieb.
Um dies zu verhindern, sollte das Unternehmen stattdessen ein System für Terminologiemanagement einsetzen, in dem alle Beteiligten arbeiten. Ein großer Pluspunkt von Tools für die Terminologiearbeit ist, dass diese in der Regel in andere Programme mittels Schnittstellen integriert werden können, zum Beispiel in die Redaktionstools der Technischen Dokumentation, die Übersetzungstools der Sprachdienstleister oder Content-Management-Systeme im Marketing.
Weitere Hilfestellungen für Terminologiearbeit finden Sie in diesen Artikeln:
Fazit: Die Vorteile von Terminologiearbeit
In vielen Unternehmen hat Terminologiearbeit keinen hohen Stellenwert. Das ist schade, denn die Vorteile liegen auf der Hand: Eine einheitliche Terminologie stärkt die Corporate Language und damit die Corporate Identity, wodurch Umsatz, Kundenzufriedenheit und Kundenbindung erhöht werden. Außerdem spart das Unternehmen sowohl während der Redaktion als auch der Übersetzung bares Geld, da zum Beispiel interne Abstimmungs- und Korrekturschleifen reduziert werden. Darüber hinaus ist Terminologiearbeit einer der wichtigsten Schritte vor der Einführung von maschineller Übersetzung, denn ohne einheitliche Terminologie wird der Output der Übersetzungsengine möglicherweise nicht gut genug sein.
Es ist nie zu spät, Terminologiearbeit im Unternehmen einzuführen. Aber je länger Sie diese Aufgabe aufschieben, desto komplizierter wird es, eine einheitliche Terminologie festzulegen. Fangen Sie also am besten noch heute damit an!
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