Tools zur Textbausteinverwaltung: wider der Wiederholung
Ein nicht zu vernachlässigender Teil des Arbeitsalltags eines Übersetzers entfällt heutzutage auf die E-Mail- und sonstige Kommunikation. So wollen u.a. Übersetzungsanfragen beantwortet, Rechnungen erstellt und fertige Übersetzungsaufträge mit einem Begleittext versendet werden. Viele der dabei verwendeten Textbestandteile und Formulierungen wiederholen sich: angefangen z. B. bei Anreden und Grußformeln über einleitende Sätze und Standardformulierungen bis hin zu ganzen Textpassagen, die identisch wiederverwendet werden. Aber auch andere Eingaben wie z. B. die eigene IBAN, die eigene Postanschrift und die eigene E-Mail-Adresse müssen wiederholt (von Hand) eingegeben werden.
Um den Aufwand für das Tippen solcher sich wiederholender Texte zu senken, können in Word bekanntermaßen Dokumentvorlagen (für ganze Dokumente) sowie Textbausteine (für einzelne Textteile) angelegt werden – allerdings ist deren Nutzung auf Word beschränkt. Aber Texte schreibt man nicht zuletzt auch im Web, im E-Mail-Client oder auch im Übersetzungseditor eines TM-Systems. Und an dieser Stelle kommen nun Tools zur Textbausteinverwaltung ins Spiel.
Sie ermöglichen es, Texte, die wiederholt geschrieben werden, in Form von Textbausteinen zu hinterlegen. Bei Bedarf können diese Textbausteine wahlweise per Tastenkombination oder per definierter Zeichenfolge automatisiert in den aktuellen Text eingefügt werden – und das systemweit, d.h. unabhängig davon, ob der Text gerade in einem E-Mail-Programm, in Word, im Web oder auch in einem TM-System geschrieben wird. Ein guter Vertreter dieser Tools ist z. B. PhraseExpress. Das Tool läuft nach dem Start im Hintergrund und wartet gewissermaßen darauf, im Hintergrund aufgerufen zu werden und einen definierten Textbaustein einzufügen.
Neben „statischen“ Textbausteinen praktisch jeder beliebigen Länge können mit Hilfe von Eingabeformularen auch ganze Dokumente mit dynamischen Inhalten generiert werden. Darüber hinaus verfügt das Tool über weitere nützliche Funktionen, wie z. B. eine systemweite Autokorrektur für ausgewählte Sprachen (die neben anderen Erweiterungen kostenlos von der Website von PhraseExpress heruntergeladen werden können) und einen mehrfachen und ebenfalls systemweiten Zwischenablagespeicher.
PhraseExpress ist für die private Nutzung kostenlos, für eine professionelle Nutzung aber hingegen kostenpflichtig. Vom gleichen (übrigens deutschen) Hersteller gibt es aber auch das kostenlose Tool Textbausteinverwaltung, das verständlicherweise mit einem abgespeckten Funktionsumfang aufwartet.