Blog-Beitrag vom 16.09.2019

Übersetzungsprozesse optimieren

In vielen Unternehmen sind die Übersetzungsprozesse auch noch nach Jahren nicht genau definiert und führen deswegen zu verspäteten Lieferungen, mangelhafte Übersetzungen oder einem erhöhten Projektmanagement-Aufwand.

Ein Artikel von

Flurina Schwendimann
Content Management, Across Systems

In der folgenden Geschichte wird beschrieben, wie ein „typischer“ Übersetzungsprozess ablaufen kann.

Frau Steiner arbeitet bei einem deutschen Lampenhersteller, nennen wir das fiktive Unternehmen Lumos GmbH. Sie ist Projektmanagerin in der Marketingabteilung und koordiniert unter anderem die Übersetzungsaufträge. Bisher verlief der Übersetzungsprozess relativ gut: Sie schickt die zu übersetzenden Texte an den eingesetzten Sprachdienstleister, und die Übersetzungen kommen einige Tage später auf Englisch und Französisch, die Sprachen ihrer Hauptabsatzmärkte, zurück. Die Kommunikation läuft über E-Mail. Klar, manchmal stören Frau Steiner die zahlreichen Nachrichten, die hin und her verschickt werden müssen, und ab und zu kommt es auch zu Verwechslungen bei den Lieferterminen, aber bisher nahmen die Situationen immer ein gutes Ende.
Eines Tages wird Frau Steiner zu einem Meeting eingeladen, bei dem bekanntgegeben wird, dass das Unternehmen nach Spanien und Italien expandieren wird. Die Stimmung ist ausgelassen, alle freuen sich auf das neue Projekt. Aber Frau Steiner wird unsicher: Der Aufwand für die Übersetzung in zwei Sprachen ist jetzt schon groß und der Prozess ist unübersichtlich. Wie wird das erst sein, wenn zwei zusätzliche Sprachen dazukommen? Außerdem realisiert sie, dass sie nicht so genau weiß, was mit den Texten passiert, wenn sie diese dem Sprachdienstleister schickt.

Wie kann also Frau Steiner ihre Herausforderungen meistern? Das wichtige Stichwort an dieser Stelle ist der Übersetzungsprozess. Der erste empfehlenswerte Schritt ist, sich tiefgründig mit dem Thema auseinanderzusetzen. Und zwar nicht nur mit dem firmeninternen Übersetzungsprozess, sondern vor allem mit dem ausgelagerten Teilprozess, der oft wie eine Blackbox ist. Denn erst, wenn Frau Steiner weiß, was genau passiert, kann sie Maßnahmen ergreifen, um den Prozess einfacher, einheitlicher und transparenter zu gestalten.

Setzen Sie sich nicht nur mit dem internen Übersetzungsprozess auseinander, sondern vor allem mit dem ausgelagerten Teilprozess, der oft wie eine Blackbox ist.

Der Übersetzungsprozess im Detail

Der Übersetzungsprozess besteht aus zwei Komponenten: Die verschiedenen Bearbeitungsschritte, die ein Text durchläuft, bis die Übersetzung im Zielland veröffentlicht werden kann und die Lieferkette, also die am Übersetzungsprozess beteiligten Personen.

Wer ist an den Übersetzungen beteiligt?

Je nach Unternehmensgröße, Textvolumen und anderen Rahmenbedingungen können die Lieferketten bzw. die Übersetzungsprozesse allgemein sehr individuell sein.

In der Grafik kann man nachvollziehen, wer am Übersetzungsprozess beteiligt sein kann. Die kürzeste Lieferkette ist der Einsatz eines internen Übersetzers, der sich um „alles“ kümmert. Eine vergleichbar einfache Lieferkette ist der Einsatz eines externen Freiberuflers, der die Aufträge abwickelt.

Aber sobald mehrere Sprachen und Absatzmärkte abgedeckt werden sollen, wird oft eine Kooperation mit einem Sprachdienstleister eingegangen, um flexibler agieren zu können. Ab diesem Punkt kann der Prozess sehr unübersichtlich werden. Denn die meisten Sprachdienstleister arbeiten mit einer Vielzahl von freiberuflichen Übersetzern, die projektbasiert beauftragt werden.

Die meisten Sprachdienstleister arbeiten mit einer Vielzahl von freiberuflichen Übersetzern, die projektbasiert beauftragt werden.

Manchmal verfügt der Sprachdienstleister zusätzlich über interne Übersetzer, die einen Teil der Kunden bedienen, aber manche große Sprachdienstleister sind nur „Vermittler“ zwischen zusätzlichen, kleineren Übersetzungsagenturen, die ihrerseits mit freiberuflichen und/oder internen Übersetzern arbeiten.

Wie man sieht, kann die Lieferkette schnell sehr komplex und undurchsichtig werden. Am Ende weiß der Auftraggeber selten, wer seine Texte wirklich gesehen und bearbeitet hat.

Eine weitere wichtige Frage ist, wie eine Übersetzung genau entsteht. Ein Text wird nicht nur „einfach“ übersetzt. Dazu kommen noch einige wichtige Schritte, damit das Endprodukt zur Zufriedenheit des Auftraggebers geliefert werden kann.

Wie entsteht eine Übersetzung?

Die Frage mag trivial und einfach klingen, der Prozess dahinter ist es allerdings nicht. Von der Quelltexterstellung bis hin zur einsetzbaren Übersetzung liegen zahlreiche Schritte, die jeweils von unterschiedlichen Personen durchgeführt werden können. Das ist ein deutliches Signal, dass der Übersetzungsprozess komplizierter ist, als er scheint. Nachfolgend analysieren wir mögliche Schritte im Detail und beleuchten die jeweiligen Vorteile und Herausforderungen.

Hinweis: Es ist selten der Fall, dass im Übersetzungsprozess alle Schritte durchgeführt werden. Wenn ein Unternehmen alle Übersetzungen intern abwickelt, entfallen dementsprechend alle externen Schritte und umgekehrt. Es wird auch nicht immer eine Korrektur und ein Lektorat durchgeführt, obwohl dies empfehlenswert ist. Die nachfolgenden Schritte werden auch nicht zwingend in dieser Reihenfolge durchgeführt und dienen deshalb nur zur Veranschaulichung eines möglichen Übersetzungsprozesses.

Quelltexterstellung

Der erste Schritt vor einer Übersetzung fängt logischerweise schon bei der Quelltexterstellung an. Je nach Textsorte wird dieser z. B. von der Technischen Dokumentation, vom Marketing oder von der Rechtsabteilung geschrieben, es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten. Die Herausforderung bei diesem Schritt ist, den Text so zu schreiben, dass die nachfolgende Übersetzung so einfach wie möglich erfolgen kann. Ein wichtiges Stichwort an dieser Stelle ist das sogenannte „übersetzungsgerechte Schreiben“. Was bedeutet dies? Ein Text sollte so konsistent wie möglich aufgesetzt werden: Gleiche Terminologie, gleicher Stil, konsistente Verwendung bestimmter Formulierungen … Tools zur Autorenunterstützung helfen dabei, diese Anforderungen zu erfüllen.

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Quelltextextraktion

Die Texte werden häufig nicht direkt vor der Übersetzung geschrieben. Oftmals werden Texte übersetzt, die schon digital „existieren“, zum Beispiel auf der Website, im CMS, in einem PIM-System etc. Bevor diese Texte dem Auftragnehmer übermittelt werden können, müssen sie daher im Normalfall manuell extrahiert werden.

Dies kann ein langer und aufwändiger Prozess sein, aber mit dem Einsatz eines Translation-Management-Systems in Kombination mit Schnittstellen zu Drittsystemen kann diese Arbeit größtenteils automatisiert werden.

Terminologie intern

Dieser Schritt wird leider oft übersehen oder übersprungen, obwohl er im Laufe des Projekts große Zeit- und Kostenersparnisse mit sich bringen könnte. Es geht darum, die während der Quelltexterstellung verwendete Terminologie zu konsolidieren und zu vereinheitlichen. Bestenfalls wird die Terminologiearbeit schon während der Quelltexterstellung durchgeführt, damit im Nachhinein die Texte nicht mehr überarbeitet werden müssen. Der Einsatz eines Terminologiesystems hilft dabei, die Einträge einheitlich zu erstellen.

Ein weiterer Vorteil ist, dass die Terminologiedatenbank den Übersetzern bei der Auftragserteilung mitgeliefert werden kann. Übersetzer bieten nämlich oft Terminologiearbeit als Zusatzleistungen und so kann schon während der Übersetzung die Datenbank mehrsprachig aufgebaut werden. Beim nächsten Projekt mit einem ähnlichen Thema werden Sie schon Zeit und Geld sparen können, weil die Terminologie nicht mehr aufwändig recherchiert werden muss.

Die Texte werden häufig nicht direkt vor der Übersetzung geschrieben. Oftmals werden Texte übersetzt, die schon digital „existieren“.

Projektmanagement intern

Der Projektmanager koordiniert den Übersetzungsprozess. Bis wann werden die übersetzten Dokumente gebraucht, in welche Sprachen werden sie übersetzt, erfolgt die Übersetzung intern oder extern… Die Aufgaben eines firmeninternen Projektmanagers variieren, je nach Aufbau des Übersetzungsprozesses. Wenn zum Beispiel ein Unternehmen sowohl mit internen als auch extern Übersetzern arbeitet, muss er entscheiden, welche Texte im Haus bleiben und welche outgesourct werden. Außerdem ist er der Hauptansprechpartner für externe Projektmanager.

Praxisbeispiel

Die Lumos GmbH arbeitet mit einem Sprachdienstleister zusammen. Wenn die freiberuflichen Übersetzer Fragen zu einem laufenden Projekt haben, leiten sie diese an ihren externen Projektmanager weiter. Dieser tritt anschließend mit Frau Steiner in Kontakt. Kann sie die Fragen selbst nicht beantworten, muss sie den entsprechenden Fachexperten finden und kontaktieren. Bis eine Frage beantwortet wird, können in einigen Fällen einige Stunden bis Tage vergehen. Dies kann bei dringenden Aufträgen schnell zu einem Problem werden.

Versuchen Sie deswegen, die Kommunikationswege möglichst kurz zu halten. Eine Option dafür ist, mit dem Sprachdienstleister festzulegen, dass immer der gleiche oder die gleichen Übersetzer für bestimmte Projekte eingesetzt werden. Damit wird sichergestellt, dass ein kontinuierlicher Wissensaufbau stattfindet. Außerdem ist es erwägenswert, dass die Stammübersetzer einen direkten Ansprechpartner erhalten, damit etwaige Fragen schneller beantwortet werden können.

Übersetzung intern

Dieser Schritt ist relativ selbsterklärend. Wenn die Texte intern übersetzt werden, sind die Kommunikationswege besonders kurz. Interne Übersetzer kennen sich gut mit der Thematik, der Terminologie und dem Kommunikationsstil des Unternehmens aus. All diese Faktoren tragen dazu bei, dass die Corporate Identity des Unternehmens optimal in den Texten widergespiegelt wird. Oft erfüllt der Übersetzer auch die Funktion als Terminologe. Dies kann bei kleineren Unternehmen mit einem dementsprechend kleineren Übersetzungsvolumen gut funktionieren, bei größeren Unternehmen ist es aber empfehlenswert, diese zwei Arbeitsbereiche getrennt zu halten.

Projektmanagement extern

Projektmanager bei Sprachdienstleistern haben ein vielfältiges Tätigkeitsfeld. Von der Budgetplanung, über die Projektkoordinierung, die Qualitätssicherung bis hin zur Auswahl von neuen freiberuflichen Übersetzern. Sie sind der Ansprechpartner für Kunden und Übersetzer gleichermaßen und müssen sicherstellen, dass die Texte pünktlich und qualitativ hochwertig dem Kunden übermittelt werden. Sie sind auch dafür zuständig, etwaige Rückmeldungen seitens des Kunden an die Übersetzer weiterzuleiten und Korrekturschleifen zu koordinieren, falls ein Auftrag nicht zur vollsten Zufriedenheit durchgeführt wurde.

Übersetzung extern

Es gibt in der Übersetzungsbranche verschiedene Modelle zum Lieferantenmanagement. Einige davon wurden oben schon angedeutet, aber hier nochmal die Übersicht:

  1. Freiberufliche Übersetzer arbeiten mit Direktkunden ohne die Intervention eines Sprachdienstleisters.
  2. Freiberufliche Übersetzer arbeiten für mehrere Sprachdienstleister, die sie auf Projektbasis einbeziehen.
  3. Sprachdienstleister arbeiten mit festangestellten Übersetzern zusammen.
  4. Sprachdienstleister arbeiten mit festangestellten und freiberuflichen Übersetzern zusammen.
  5. Große Sprachdienstleister arbeiten mit freiberuflichen Übersetzern und anderen (meist lokalen) Sprachdienstleistern zusammen, um das Sprachenportfolio zu erweitern. Sie fungieren unter anderem als „Vermittler“ zwischen dem Auftraggeber und der anderen Agentur. Der eigentliche Übersetzer ist beim zweiten (oder manchmal sogar dritten) Sprachdienstleister entweder festangestellt oder freiberuflich tätig.

Projektmanager sind der Ansprechpartner für Kunden und Übersetzer. Sie müssen sicherstellen, dass die Texte pünktlich und qualitativ hochwertig dem Kunden geliefert werden.

Die Zusammenarbeit mit Sprachdienstleistern bzw. freiberuflichen Übersetzern kann sehr positiv und erfolgreich verlaufen, wenn Ihr Unternehmen genügend Informationsmaterial bereitstellt. Dazu gehören Styleguides, Terminologiedatenbanken, Translation Memorys etc. Je mehr Information ein Übersetzer über Ihr Unternehmen hat, desto genauer kann er arbeiten und desto weniger Korrekturschleifen müssen im Nachhinein intern durchgeführt werden, um die Terminologie, das Layout oder sonstige Abweichungen des Kommunikationsstils anzupassen.

Korrektur/Lektorat extern

Für Fachfremde ist der Unterschied zwischen Korrektur und Lektorat nicht immer klar. Während eine Korrektur die Prüfung auf grammatikalische, typografische und orthografische Fehler beinhaltet, wird beim Lektorat der Text inhaltlich geprüft. Beim Lektorat hat die Textverständlichkeit die oberste Priorität. Lange, komplizierte oder verschachtelte Sätze werden umgeschrieben und fehlende Zusammenhänge werden hergestellt. Manchmal werden auch ganze Sätze umgeschrieben, wenn der Übersetzer den Quellsatz nicht richtig interpretiert hat.

In der Praxis vermischen sich die Grenzen zwischen Korrektorat und Lektorat immer wieder. Wenn einem Übersetzer bei der reinen Korrektur stilistische Ungereimtheiten auffallen, kommentiert er dies meist auch. Es stellt sich allerdings die Frage, ob ein Lektorat seitens des Sprachdienstleisters überhaupt sinnvoll ist. Um stilistische Aspekte oder fehlende Kontextinformationen zu verbessern, benötigt es zwar nicht immer zusätzliches Fachwissen vom Unternehmen, aber in der Regel ist es empfehlenswert, dass das finale Lektorat im Unternehmen bzw. in dessen Landesgesellschaft durchgeführt wird.

Viele Sprachdienstleister arbeiten nach dem sogenannten 4-Augen-Prinzip, bei dem ein Korrektor (der in der Regel auch ein Übersetzer ist) den Text überarbeitet.

Viele Sprachdienstleister arbeiten nach dem sogenannten 4-Augen-Prinzip, bei dem ein Korrektor (der in der Regel auch ein Übersetzer ist) den Text überarbeitet.

Layout extern

Von freiberuflichen Übersetzern wird in der Regel erwartet, dass sie das Layout der Übersetzung nach Möglichkeit an das des Quelltextes anpassen. Wenn sie mit einem CAT-Tool arbeiten, ist dies automatisch gegeben, da während der Übersetzung der Text vom Layout getrennt wird und auch formatunabhängig dargestellt wird. Die Übersetzung wird beim Auschecken wieder in das ursprüngliche Layout und Format konvertiert.

Wer jedoch schon einmal eine Übersetzung im Layout gesehen hat, weiß, dass es nicht immer so einfach ist. Oft wird die Darstellung aufgrund verschiedener Wortlängen verzerrt und eine Nachbearbeitung wird nötig. Manche Sprachdienstleister und freiberufliche Übersetzer bieten deshalb auch DTP-Arbeiten als Dienstleistung an. Somit kann die Übersetzung im Unternehmen direkt weiterverarbeitet werden. Kompliziert wird es, wenn im fertigen Layout noch Fehler gefunden werden. Dies ist nur einer der Gründe, weshalb die Durchführung eines Korrektorats und Lektorats dringend zu empfehlen ist.

Qualitätssicherung extern

Die externe Qualitätssicherung (QS) ist der letzte Schritt vor der Datenübergabe an den Auftraggeber. Bei den meisten Sprachdienstleistern wird die QS vom Projektmanager durchgeführt. Manche führen sie in Zusammenarbeit mit dem Korrektor bzw. Lektor durch. Es gibt auch Fälle, in denen die Sprachdienstleister von ihren Lieferanten (freiberufliche Übersetzer) fordern, dass sie externe QS-Tools benutzen und die Reports an sie schicken, um ihnen die Arbeit zu erleichtern.

In der finalen QS kontrolliert man in der Regel die korrekte Verwendung von Zahlen, fehlende Übersetzungen, die Übereinstimmung mit der Terminologie und dem Translation Memory etc. Es geht also weniger um den eigentlichen Inhalt der Übersetzung und mehr um technische Aspekte, die aber genauso wichtig sind.

Datenübergabe

Die Datenübergabe fängt schon bei der Auftragserteilung an, während der die Dokumente an den Übersetzer bzw. Sprachdienstleister geschickt werden. Die „einfachste“ Methode ist das Senden der Dateien per E-Mail. Dieser Weg geht vermeintlich schnell und unkompliziert.

Aber Achtung: In den letzten Jahren ist das Thema Datensicherheit immer wichtiger geworden. Es ist daher abzuwägen, ob dieser Weg sicher genug ist. Außerdem können große Dateien nicht per E-Mail verschickt werden. Ein weiterer Nachteil ist, dass lange E-Mail-Ketten entstehen und nicht alle Prozessbeteiligten die relevanten Informationen erhalten. Sie haben doch bestimmt schon einmal eine E-Mail versehentlich übersehen oder gelöscht. Wenn dies im Übersetzungsprozess passiert, können Deadlines verpasst werden – mit entsprechenden Konsequenzen.

Deshalb arbeiten viele Unternehmen mittlerweile mit Translation-Management-Systemen (TMS). Wenn Sie sich mit dem Thema noch nicht (gut) auskennen, empfehlen wir Ihnen den Artikel „Alles rund um Translation-Management-Systeme“. Ein TMS ermöglicht eine nahtlose Lieferkette ohne Daten- und Informationsverlust und gewährleistet gleichzeitig eine hohe Informationssicherheit. Neben diesen Aspekten bietet ein TMS unter anderem Module für das Projektmanagement und die Workflowsteuerung. Die Datenübergabe zwischen einem Unternehmen und einem Übersetzer bzw. Sprachdienstleister wird dadurch um ein Vielfaches vereinfacht.

Korrektur/Lektorat intern

Interne Korrekturen bzw. Lektorate durchzuführen, kann mehr oder weniger aufwändig sein, je nachdem ob die Übersetzer oder Sprachdienstleister diese Schritte schon durchgeführt haben. Auf jeden Fall ist zu empfehlen, auch dann zumindest ein Lektorat durchzuführen, wenn der Auftragnehmer schon eine Korrekturschleife vorgenommen hat. Denn der Auftragnehmer wird nie über das umfangreiche Wissen verfügen, wie ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen. Idealerweise wird die Korrektur oder das Lektorat in der Landesgesellschaft durchgeführt, in der die Übersetzung schlussendlich veröffentlicht werden soll. Somit können Aspekte wie die kulturelle Angemessenheit überprüft und die Kundenansprache perfekt an die Corporate Identity angepasst werden.

Unstrittig sollte sein, dass interne Korrekturen und Lektorate durchgeführt werden müssen, wenn kein Korrektorat bzw. Lektorat beim Auftragnehmer gebucht wurde.

Ein TMS ermöglicht eine nahtlose Lieferkette ohne Daten- und Informationsverlust und gewährleistet gleichzeitig eine hohe Informationssicherheit.

Layout intern

Das Layout intern anzupassen ist sinnvoll, wenn die Überarbeitungen sehr umfangreich sind oder wenn die Übersetzung in einem komplett neuen Layout veröffentlicht werden soll. Dies kann der Fall sein, wenn zum Beispiel alte White Papers neu überarbeitet werden oder wenn die kulturellen Unterschiede zwischen den verschiedenen Ländern sehr groß sind.

Qualitätssicherung intern

Die interne Qualitätssicherung ist inhaltlich ähnlich gelagert wie die externe. Allerdings können die Projektmanager aufgrund der Nähe zum Unternehmen die Dokumente fachlich besser einschätzen.

Einpflegen und Veröffentlichen des Zieldokuments (Website, PIM-System, CMS …)

Liegt die fertige Übersetzung vor, ist der finale Schritt das Einpflegen bzw. die Veröffentlichung des Zieldokuments. Wie schon oben erwähnt wurde, kann dieser Prozess mit dem Einsatz eines Translation-Management-Systems in Kombination mit einer Schnittstelle zu den entsprechenden Drittsystemen (PIM-System, CMS etc.) automatisiert werden. Die Zeit- und Kosteneinsparungen sind dadurch erheblich. Außerdem bietet ein Translation-Management-System viele weitere Vorteile für den Übersetzungsprozess, wie z. B. ein einheitliches und sicheres Übersetzungsmanagement und der Einsatz von Terminologiedatenbanken und Translation Memorys.

Fazit

Man muss sich als Unternehmen bewusst werden, was alles im eigenen Übersetzungsprozess steckt, damit man ihn sinnvoll optimieren kann. Um diese Optimierungspotenziale aufzudecken, empfiehlt es sich, den eigenen Prozess zu visualisieren.

Viele Schritte lassen sich automatisieren, um die Beteiligten von manuellen Arbeiten zu entlasten, Fehlerquellen zu vermeiden und den Prozess zu beschleunigen. Mit dem Einsatz eines Translation-Management-Systems kann der Übersetzungsprozess über die gesamte Lieferkette abgebildet werden und somit Ressourcen sparen und die Datensicherheit erhöhen.

Da Übersetzungsprozesse für jedes Unternehmen, jede Infrastruktur und Rahmenbedingungen so individuell sind, lohnt es sich, sich für den ersten Schritt ausreichend Zeit zu nehmen und bei Bedarf auch externe Prozessberater hinzuzuholen.