Obacht bei der Wahl des Sprachdienstleisters

Umso wichtiger ist es, sich bei der Wahl des Sprachdienstleisters ein Bild über folgende Punkte zu machen: Fachkompetenz, Qualitätsbewusstsein, Einsatz von Tools, Preisgestaltung, Kommunikation, Kooperationsbereitschaft und Transparenz.

Um diese Kriterien zu prüfen, ist es empfehlenswert, eine Checkliste zu erstellen, mit der alle in Frage kommenden Kandidaten auf eine vergleichbare Weise befragt und bewertet werden können. Selbstverständlich geht dem voraus, dass man als Auftraggeber sich darüber im Klaren ist, welche Ansprüche man an einen Dienstleister stellt. Als Grundlage für eine Checkliste ist ein Pflichtenheft oder ein Anforderungskatalog zu erarbeiten.

Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Maßnahmen, welche die Auswahl des Sprachdienstleisters und die Vorbereitung auf ein gemeinsames Zusammenarbeiten erleichtern.

Fachkompetenzen – das Unternehmen und seine Mitarbeiter

„Wir arbeiten ausschließlich mit Muttersprachlern“ oder „Mit uns haben Sie Profis an Ihrer Seite“.

Obacht! Es gilt zu vermeiden, in die Falle der muttersprachlichen Inkompetenz zu tappen. Muttersprachler einzusetzen allein ist längst kein Qualitätsmerkmal mehr. Es gibt Kriterien, die darüber weit hinausgehen.

• Verfügen die Übersetzer, Korrektoren und Lektoren über eine Übersetzerausbildung und kennen sie die Grundlagen des professionellen und zeitgenössischen Übersetzens?
• Über welche fachsprachliche Kompetenzen verfügen sie?
• Wie erfahren sind sie in ihren angegebenen Fachgebieten und reichen ihre Erfahrungen aus? Die Angabe „Fachgebiet Technik“ ist nicht besonders vertrauenserweckend.

Von einem professionellen Sprachdienstleister ist zu erwarten, dass er nicht nur professionelle Übersetzer einsetzt, sondern auch kompetente Projektmanager mit Übersetzungshintergrund beschäftigt oder sie zumindest dahingehend ausbildet und fortlaufend weiterbildet. Ein kompetenter Projektmanager kennt sich beispielsweise bestens mit dem Status quo der Übersetzungstechnologie aus und ist in der Lage, seine Kunden bei alltäglichen Abläufen zu unterstützen und zu beraten. Ebenso weist er seine Kunden auf Risiken hin, falls sie beispielsweise unrealistische Anforderungen stellen.

Qualitätsbewusstsein

Grundsätzlich ist es wichtig, zu erfahren, welche Rolle Qualität und Qualitätssicherung tatsächlich für den Sprachdienstleister spielen.

• Ist der Sprachdienstleister mit der ISO 17100 vertraut, danach zertifiziert, oder wendet er die Norm an?
• Welche Maßnahmen werden ergriffen, um eine einwandfreie Übersetzungsqualität sicherzustellen?
• Wie werden Fragen der Übersetzer gehandhabt? Wie und durch wen werden Fehlerkorrekturen in laufenden Übersetzungsprojekten und Übersetzungsspeicher übernommen?
• Welche Prozesse gibt es hierfür?
• Welche Maßnahmen trifft der Sprachdienstleister, um eine einheitliche und korrekte Nutzung der Firmenterminologie sicherzustellen?

Bei einer bestehenden Zusammenarbeit ist es interessant zu erfahren, welche Schwachstellen der Sprachdienstleister erkannt hat und welche Verbesserungen er im Sinne besserer Ergebnisse vorschlagen kann.

Einsatz von Tools

Auch wenn im Allgemeinen davon ausgegangen wird, dass alle Sprachdienstleister moderne Tools einsetzen, sieht die Realität etwas anders aus. Oft ist ein Tool vorhanden, aber dies wurde noch nicht richtig eingeführt, da die Mitarbeiter nichts damit anzufangen wissen. Daher Obacht!

• Setzt der Sprachdienstleister CAT-Tools (Computer Aided Translation Tools) ein?
• Wie gut kennen sich die Projektmanager mit den CAT-Tools aus?
• Verwenden alle Übersetzer einen CAT-Tool? Wenn nein, wie sieht da die Zusammenarbeit aus?
• Kann sichergestellt werden, dass alle am Prozess beteiligten Personen die gleiche Datenbank nutzen?
• Wer stellt sicher, dass Fehlerkorrekturen in die Datenbanken der CAT-Tools einfließen?
• Welche Schnittstellen gibt es?

Preisgestaltung

Im Zusammenhang mit dem Einsatz von CAT-Tools ist die Preisgestaltung sehr wichtig, denn eines der Hauptargumente für den Einsatz solcher Werkzeuge ist, neben der Qualitätssicherung und der Zeitersparnis auch der Preisvorteil, da es für bereits übersetzte Inhalte Rabatte geben kann.

• Wie sieht die Preisgestaltung (das Angebot) aus?
• Wie werden Fuzzy-Matches, 100 %-Matches und Wiederholungen rabattiert?
• Wie transparent und nachvollziehbar werden die Angebote und Rechnungen gestaltet?

Kommunikation und Organisation

Eine lückenlose Kommunikation sowie eine professionelle Organisation sind für das Gelingen von Übersetzungsprojekten nicht zu unterschätzen.

• Wer ist der fixe Ansprechpartner für den Kunden?
• Welche Kommunikationswege bietet der Sprachdienstleister an?
• Wie gut ist das Projektmanagement erreichbar?
• Auf welchem Weg können Übersetzungsanfragen und Übersetzungsaufträge an den Sprachdienstleister gerichtet werden?
• Wie viele Übersetzer stehen für die relevanten Sprachkombinationen und Sprachrichtungen in bestimmten Fachgebieten zur Verfügung?
• Ist der Sprachdienstleister in der Lage, Stammübersetzer für größere Projekte und für eine längerfristige Zusammenarbeit bereitzustellen?
• Welcher der Stammübersetzer ist in der Qualitätssicherung federführend?

Kooperationsbereitschaft

Bei komplexen Übersetzungsaufträgen sowie sehr speziellen Fachgebieten, zu denen es vor allem kaum Fachliteratur gibt, ist es wichtig, dass die Übersetzer direkt vom Kunden geschult werden.

• Ist der Sprachdienstleister dazu bereit, die Übersetzer namentlich bekannt zu geben, um den direkten Kontakt und gegebenenfalls den Besuch einer Schulung zu ermöglichen?
• Welchen Hintergrund haben die Übersetzer und Projektmanager?
• Wie oft besucht der Sprachdienstleister seinen Kunden?
• Wie werden Rückmeldungen und Kritikpunkte des Kunden gehandhabt?

Nach einem Erstkontakt, meist telefonisch oder per E-Mail, macht sich der Auftraggeber am besten einen ersten Eindruck, indem er den Sprachdienstleister zu einem persönlichen Gespräch einlädt. Dabei wird die Qualität der in der Zwischenzeit angefertigten Probeübersetzungen und die Wahl der Stammübersetzer besprochen.

Bei dieser Gelegenheit ist es wichtig, alle relevanten Fragen zu stellen. Hierzu kann ein vorher erarbeiteter Fragenkatalog beziehungsweise eine Checkliste sehr hilfreich sein. Wurden die potenziellen Sprachdienstleister einmal in vergleichbarer Art, also anhand einer Checkliste oder eines Fragenkataloges befragt, können die Antworten zum Beispiel mit Hilfe von Pro-und Kontra-Listen oder noch besser in einer SWOT-Analyse ausgewertet werden.

Hat man sich für einen Sprachdienstleister entschieden, sollte unbedingt ein Treffen stattfinden, um einen Rahmenvertrag mit gemeinsam vereinbarten Preisstaffelungen, Fristen und sonstigen Regelungen zur gemeinsamen Zusammenarbeit zu besprechen. In einem solchen Rahmenvertrag muss unbedingt auch festgehalten werden, dass alle für den Kunden angefertigten Übersetzungs- und Terminologiedatenbanken Eigentum des Kunden sind und bleiben und, dass er uneingeschränkt und jederzeit das Recht auf Einsicht und Erhalt dieser Daten behält. Darüber hinaus empfiehlt es sich, die Weitergabe und die Verwendung von kundenspezifischen Terminologiebeständen für andere Kunden ausdrücklich im Rahmenvertrag zu untersagen.

In einem nächsten Schritt werden alle Sprachprozesse zwischen Auftraggeber und Sprachdienstleister festgehalten und definiert, gleiches gilt für alle Workflows. Besonders Übersetzungsleitfäden / Styleguides bilden eine nützliche und unverzichtbare Basis, sowohl für den Auftraggeber als auch für den Sprachdienstleister (vgl. ISO 17100).

Je nach Auftragsumfang ist es ebenso nötig, dass der Kunde und der Sprachdienstleister – in diesem Fall idealerweise der Projektmanager und Key Account Manager – etwa ein bis zwei Mal pro Jahr ein persönliches Follow-up-Gespräch führen. Eine engmaschige und transparente Kommunikation führt zudem zu besseren Ergebnissen, da Probleme früh erkannt und gemeinsame Lösungen gefunden werden können.