Eine Software im Unternehmen neu einzuführen ist keine triviale Angelegenheit: In den meisten Fällen wird der ROI nicht schnell genug oder gar nicht erreicht, da die Funktionen nicht optimal ausgenutzt werden. Deswegen schauen wir uns in diesem Artikel die typische Softwareeinführung an, analysieren deren Fallstricke und geben anschließend drei Lösungsvorschläge dafür.
Ein Artikel von
Flurina Schwendimann
Freiberufliche Übersetzerin
Oft wird eine neu eingeführte Software in Unternehmen nicht über die Basics hinaus eingesetzt, das große Potenzial bleibt ungenutzt.
Typische Softwareeinführung
Die Digitalisierung ist schon länger in aller Munde. Die Ereignisse des letzten Jahres haben uns aber einmal mehr vor Augen geführt, wie wichtig diese wirklich ist und an wie vielen Stellen es hapert (Stichwort Homeoffice oder Homeschooling).
Viele Unternehmen, vor allem im deutschen Mittelstand, kämpfen mit der Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Allgemeine Hürden sind fehlende Kapazitäten, nicht ausreichendes Spezialwissen und Investitionshemmnisse. Wenn Sie aber als Unternehmen international expandieren wollen und Lokalisierung ein Thema für Sie sein wird, kommen Sie an der Aufrüstung Ihrer Softwarelandschaft oft nicht vorbei.
Wenn ein Fachbereich eine neue Software braucht, wählt er diese aus – im besten Fall in Zusammenarbeit mit einem*r Kolleg*in aus der IT. Dann wird die Software implementiert, getestet und ausgerollt. Nach der Einführung gibt es bestenfalls noch eine initiale Schulung für alle, die mit der Software arbeiten sollen – und mehr nicht.
Kennen Sie das? Nach Implementierung und Schulung bleiben Sie ratlos zurück. Eine neue Software schafft oft zunächst mehr Frust als Lust.
Ab sofort sind Sie wie ein Student, der gerade die heimische Wohnung verlassen und das erste WG-Zimmer bezogen hat: allein auf weiter Flur und ganz schön überfordert. Der/die Administrator*in in Ihrem Unternehmen kümmert sich um die Fragen der Kolleg*innen, die sich „hindurchwurschteln“ müssen, aber irgendwann auch nicht mehr weiterkommen und resignieren.
Was außerdem nicht vergessen werden darf: Um das Hosting, die Updates und die Wartung müssen Sie sich ja auch noch kümmern!
Herausgeschmissenes Geld für ungenutzte Software
Aufgrund von chaotischen und schlecht geplanten Implementierungen neuer Software kommen im Unternehmen oft nicht mehr als die Basis-Funktionalitäten der neu angeschafften Programme zum Einsatz. Das volle Potenzial, das der Vertrieb Ihnen so schön in der ROI-Rechnung aufgezeigt hat, bleibt ungenutzt. Ganz einfach, weil keiner genau weiß, wie.
In der Tat ist die Einführung einer neuen Software im Unternehmen ein herausforderndes Projekt:
88 % der Unternehmen in der EU schöpfen die Möglichkeiten der eingeführten Software nicht vollständig aus (Studie von Sage mit 600 IT-Entscheider*innen von mittelständischen Unternehmen). Gründe dafür sind die Überschneidung von Funktionen (35 %), die Nichtnutzung von Funktionen (36 %), mangelnde Schulungen (25 %) und unzureichender IT-Support (20 %). Insgesamt werden durch ungenutzte Software jährlich 9,6 Milliarden Euro in den Sand gesetzt.
9,6 Milliarden Euro werden in der EU jährlich durch ungenutzte Software in den Sand gesetzt.
Die IT-Kapazitäten eines KMUs können schnell an ihre Grenzen kommen, deswegen sollten Sie die Dienstleistungen des Softwareanbieters in Anspruch nehmen. Denn dieser kann Ihnen bei einer ganzen Reihe von Herausforderungen behilflich sein. In Zusammenarbeit mit dem Anbieter können Sie für Ihr Unternehmen sicherstellen, dass es nicht zu den oben beschriebenen Zuständen kommt.
Lösungsvorschläge für eine erfolgreiche Softwareeinführung
1. Support
Die erste Möglichkeit, um die neue Software erfolgreich einzuführen, ist schon bei der Auswahl darauf zu achten, welche Supportleistungen der Anbieter im Portfolio hat. Dazu gehören sowohl die Reaktionszeiten bei etwaigen Fragen oder Problemen bei der Nutzung und die Anzahl der angebotenen Trainings für die entsprechende Software (vor Ort, aber insbesondere auch virtuell). Dieser Punkt ist besonders wichtig, denn mit einer angemessenen Schulung während oder kurz nach der Einführung können viele Fragen im Voraus beantwortet werden. Die Mitarbeiter*innen lernen außerdem, wie man die Software bestmöglich einsetzen kann. Das wird dem Unternehmen dabei helfen, schneller den ROI zu erreichen.
Viele Softwarehersteller bieten hilfreichen Support und Services an, die Ihre Kapazitäten entlasten können.
2. Managed Services
Managed Services sind die Dienstleistungen, die der Softwareanbieter für Ihr Unternehmen erbringen kann. Sie sind in der Regel wiederkehrende IT-Services, die im Vorfeld definiert und mittels eines Service Level Agreements (SLAs) vereinbart werden.
Sie ermöglichen dem Unternehmen, effizienter und wirtschaftlicher zu arbeiten. Typische Services können Monitoring, Storage, Security-Services, Netzwerkdienstleistungen usw. sein. Der Anbieter kann außerdem regelmäßig überprüfen, ob das ganze Potenzial der Software im Alltag ausgeschöpft wird.
Die Vorteile von Managed Services liegen auf der Hand: Das Unternehmen kann sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren und gleichzeitig IT-Ressourcen sparen. Man darf Managed Services allerdings nicht mit Outsourcing verwechseln – aber wo genau liegt der Unterschied?
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3. Outsourcing
Bei den Managed Services geht es darum, einzelne Bereiche und IT-Services an den Anbieter zu übertragen. Das Outsourcing beinhaltet jedoch viel mehr: Dabei werden IT-Aufgaben oder gar ganze Abteilungen ausgelagert. Das Outsourcing muss jedoch nicht immer in einem solch großen Umfang erfolgen, damit ein Unternehmen davon profitieren kann.
Eine gängige und empfehlenswerte Maßnahme ist zum Beispiel, das Hosting der Software den Experten zu überlassen. Viele Anbieter übernehmen dieses für eine faire Gebühr. Das spart Ihrem Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch ganz viele Nerven!
Fazit
Eine Software im Unternehmen neu einzuführen ist in vielerlei Hinsicht eine Herausforderung. Es kann dabei vieles schiefgehen, und im schlimmsten Fall wird der ROI nicht erreicht. Um dies zu verhindern und gleichzeitig wertvolle Ressourcen zu sparen, ist es empfehlenswert, schon von Anfang an mit dem Anbieter zusammenzuarbeiten und Synergien einzugehen.
Der Anbieter kann Ihnen dabei helfen, die Softwareeinführung erfolgreich zu gestalten. Die drei Lösungsansätze dafür sind: Support, Managed Services und Outsourcing. Fragen Sie die potenziellen Anbieter am besten direkt am Anfang, welche Dienstleistungen sie anbieten, damit Sie eine gute Vorstellung davon haben und eine fundierte Entscheidung treffen können.
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