Für viele Unternehmen, Sprachdienstleister*innen und Übersetzer*innen ist die Terminologiearbeit etwas, das zwar gemacht werden muss und irgendwie immer im Hinterkopf ist. In der Praxis wird das Thema jedoch häufig verschoben oder nur halbherzig bearbeitet. Warum? Weil es ohne die richtige Technologie eine mühsame und zeitaufwändige Arbeit ist.
Gibt es in Ihrem Unternehmen auch XLS-Listen, mit denen die einheitliche Benennung bestimmter Begriffe sichergestellt werden soll? Wer pflegt sie? Sind sie zentral allen zugänglich? Wer hat gerade die aktuelle Version? Haben Sie eine für jede Sprache? Was mich zur Frage bringt, in wie viele Sprachen Sie übersetzen und wie viele XLS-Listen bei Ihnen manuell gepflegt werden müssen?
In diesem Artikel geben wir Ihnen sechs Tipps, mit denen Sie mit Ihrer Terminologie im Unternehmen Kosten sparen und gleichzeitig die Qualität Ihrer Übersetzungen verbessern können. Und zwar ganz einfach und ohne endlose XLS-Listen.
Ein Artikel von
Flurina Schwendimann
Freiberufliche Übersetzerin
Ist eine einheitliche Terminologie erstmal etabliert, bringt sie einen großen Mehrwert für das ganze Unternehmen.
Terminologie im Unternehmen heute
Viele Unternehmen befassen sich mit Terminologiearbeit. Eine repräsentative Umfrage der tekom ergab, dass sich 74,2 % der Teilnehmer*innen mit Terminologie bzw. Terminologiemanagement beschäftigen. Davon setzen allerdings nur 25,2 % ein Translation-Management-System (TMS) ein.
Diese ernüchternden Zahlen erklären, weshalb noch immer 85 % aller untersuchten Fälle in verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens unterschiedliche Terme für dasselbe Produkt verwenden.
Es ist also allerhöchste Zeit, sich (noch einmal) mit dem Thema zu befassen und eine ideale Lösung für die Terminologie im Unternehmen zu finden. Die Anforderungen liegen auf der Hand:
Vieles spricht für eine einheitliche Terminologie im Unternehmen. Die Anforderungen daran sind ebenso vielseitig wie die Terminologie selbst.
Wie Sie sehen, sind die Beweggründe, die Terminologie im Unternehmen zu pflegen, sehr vielfältig und außerdem abteilungsübergreifend. Das Thema betrifft nicht nur die Produktion, sondern auch zum Beispiel die Marketing- und die Rechtsabteilung.
Dass Sie hier sind und diesen Artikel lesen, zeigt, dass Sie sich schon mit dem Thema Terminologie beschäftigen – das ist sehr gut! Dann wissen Sie bestimmt auch um die Bedeutung einer einheitlichen Terminologie im Unternehmen für die Corporate Identity, die Erfüllung von Richtlinien und die Übersetzungsarbeit.
Was Sie sicher auch wissen, ist, dass sich eine einheitliche Terminologie nicht schnell auf Knopfdruck etablieren lässt. Ja, Technologien, die Ihnen diese Arbeit erleichtern, kosten Geld. Beim genaueren Hinschauen können Sie aber viel Geld sparen, wenn Sie das volle Potenzial einer einheitlichen Terminologie nutzen.
So wird Ihre Terminologie im Unternehmen effizient
1. Tipp: Excel-Listen sind passé
Vergessen Sie Ihre XLS-Listen und nutzen Sie stattdessen die richtige Technologie. Das ist die absolute Grundlage für eine effiziente Terminologiearbeit. Excel-Listen sind auf den ersten Blick nützlich, da jeder die Software kennt und es keine lange Einarbeitung braucht. Diese Listen werden aber oftmals nicht richtig gepflegt und sind nicht allen zentral zugänglich bzw. sind oft nicht auf dem neusten Stand.
Außerdem erschweren solche Listen den Übersetzer*innen das Leben. Sie müssen umständlich zwischen Excel und dem CAT-Tool wechseln, um nach einem bestimmten Begriff zu suchen. Denken Sie auch daran, dass der oder die Übersetzer*in vielleicht ein Wort sucht und dieses auch an einer Stelle benutzt – an anderen aber wiederum nicht. Ohne Tool ist die Konsistenz Ihrer Übersetzung womöglich nicht gegeben. Ihr Übersetzer*in übersetzt mitunter den gleichen Begriff in verschiedenen Varianten immer und immer wieder neu.
Noch plakativer: Werden unternehmensweit für einen Begriff mehrere Bezeichnungen verwendet, müssen all diese unterschiedlichen Bezeichnungen auch übersetzt werden. Wird jedoch durch eine Terminologie-Software der zu verwendende Term festgelegt, muss dieser auch nur einmal übersetzt werden. Jede*r in der Übersetzungslieferkette verwendet in allen Dokumenten die in der Zielsprache bereits bestehende Bezeichnung.
Häufig wird Terminologie mit enormem manuellen Aufwand in XLS-Listen gepflegt und ist nicht zentral zugänglich. Der Einsatz von Terminologie-Software schafft Konsistenz, spart Zeit und schnell auch Geld.
Nutzen Sie deshalb eine Terminologie-Software und reduzieren sie damit manuelle Aufwände. Das beschleunigt die Prozesse, spart Zeit und ganz schnell auch Geld. In gängigen Translation-Management-Systemen sind die Terminologie-Lösungen übrigens automatisch inklusive.
2. Tipp: Achtung Haftungsfälle
Haftungsfälle können das Unternehmen sehr schnell sehr viel Geld kosten. Möglicherweise sind Ihnen auch Fälle bekannt, in denen ein falsch übersetzter Begriff in einer Bedienungsanleitung zu einem Unfall geführt hat und das Unternehmen dafür haften musste. Es kann aber auch Probleme und Lieferverzögerungen beim Zoll geben, wenn die Beschreibung einer Maschine zum Beispiel nicht mit den Ausfuhrpapieren übereinstimmt. Berücksichtigen Sie dabei auch Feinheiten in der Zielsprache. Begriffe können mehrere Bedeutungen haben.
So gab es Fälle, da kam der Zoll nicht umhin, die Waren aufzuhalten, da die Beschreibung des Bauteils in der Zielsprache auch der Teil einer Waffe hätte sein können. Deswegen sollten Sie bei der Einführung einer Terminologie-Software immer als erstes die Begriffe anlegen, die haftungsrelevant sein könnten. Dies hilft Ihnen bei der Priorisierung im Terminologie-Projekt.
Priorisierung ist wichtig: Legen Sie bei der Einführung einer Terminologie-Software zuerst die Begriffe an, die haftungsrelevant sein können.
3. Tipp: Die Lieferkette nicht vergessen
Binden Sie auch unbedingt Ihre Übersetzungslieferkette an Ihre Terminologie-Software an. Heutzutage haben die wenigsten Unternehmen ein internes Übersetzungsteam. Die Aufträge werden stattdessen an Übersetzungsagenturen oder freiberufliche Übersetzer*innen outgesourct. Der Nutzen einer gut gepflegten Terminologiedatenbank ist recht klein, wenn die Personen, die schlussendlich damit arbeiten müssen, keinen Zugriff darauf haben.
Glücklicherweise ist es einfach, über das Translation-Management-System die Terminologiedatenbank anzuschließen und diese über die gesamte Lieferkette hinweg bereitzustellen. In der Regel haben moderne Translation-Management-Systeme eine integrierte Terminologiefunktion und Sie können sozusagen zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen. Sie können auch einschränken, wer die Terminologie im Unternehmen bearbeiten darf und wer nicht. So können Sie entweder die Terminologiearbeit dem Sprachdienstleister überlassen (nach der entsprechenden Vereinbarung) oder verhindern, dass die aktuelle Terminologie geändert wird.
4. Tipp: Transparente Terminologie für das ganze Unternehmen
Unabhängig davon, ob Sie noch mit XLS-Listen arbeiten oder schon eine Terminologiedatenbank im Einsatz haben: Wer im Unternehmen hat Zugriff darauf? In der Praxis haben oftmals nur die Personen oder Abteilungen Zugriff, die unmittelbar damit arbeiten. Vertrieb, Einkauf, HR, Produktion etc. bleiben außen vor. Diese Tatsache führt zu häufigen Abstimmungen und Korrekturschleifen, da die Corporate Identity bei Veröffentlichungen ja eingehalten werden soll.
Einer der meistgenannten Gründe, weshalb das Terminologiedatenbank nicht allen zur Verfügung gestellt wird, ist die Angst, dass die Einträge abgeändert oder versehentlich gelöscht werden. Vor allem in großen Unternehmen, wo der Überblick über die Nutzer schnell verloren geht. Was jedoch viele nicht wissen, ist, dass die Terminologie-Software es oftmals ermöglicht, dass alle Nutzer schnell Wörter suchen können – wie bei einer Suchmaschine. Die Nutzung der Suchfunktion ist einfach, schnell und benötigt keine Schulungen, denn die Einträge werden übersichtlich angezeigt und je nach Benutzerrechten kann auch nichts editiert oder gelöscht werden.
Extra Tipp:
Mit den Terminologiemanagement in Across können Sie Ihre Terminologie ganz einfach allen Abteilungen zugänglich machen.
5. Tipp: Schwarmintelligenz nutzen
Einerseits ist es wichtig, dass die Terminologie nicht nach Belieben bearbeitet wird, andererseits gibt es in allen Unternehmen viel „verstecktes“ Wissen, das bis dato nicht ausgeschöpft wird. Zum Beispiel kann sich ein*e Terminolog*in tagelang den Kopf über die Übersetzung eines Begriffs zerbrechen, während drei Abteilungen weiter der Ingenieur für das richtige Wort keine fünf Sekunden lang nachdenken müsste.
Den größten Nutzen bringt die Terminologie, wenn diese vollständig und „lebendig“ ist. Pflegen Sie diese deswegen mithilfe des Wissens des gesamten Unternehmens. Sie fragen sich jetzt, ob dieser Punkt nicht im direkten Widerspruch zum letzten steht? Jein.
Gemeint ist natürlich nicht, dass jede*r wild die Terminologie bearbeiten kann. In den Terminologiesystemen gibt es allerdings Vorschlagsfunktionen. Damit können alle (oder bestimmte) Nutzer*innen neue Begriffe oder Veränderungen vorschlagen. Es wird dann ein vordefinierter Freigabeprozess angestoßen, der beispielsweise wie folgt aussehen kann:
Abb.: Vereinfachter beispielhafter Terminologie-Workflow
Weitere interessante Informationen zu den Abläufen finden Sie im Artikel „Wie Terminologie Abhilfe schafft“.
6. Tipp: Mit Terminologie die maschinelle Übersetzung verbessern
Zu guter Letzt darf die maschinelle Übersetzung (MÜ) nicht außen vor gelassen werden. Ob maschinelle Übersetzung eingesetzt werden soll, muss jedes Unternehmen individuell entscheiden. Fakt ist jedoch, dass MÜ auf dem Vormarsch ist und deren hohe Qualität immer wichtiger wird. Terminologie spielt dabei eine große und wichtige Rolle.
Nur mit einer vollständigen Terminologie kann eine individualisierte Übersetzungsengine richtig trainiert werden. Wie immer gilt, die Maschine ist nur so gut, wie das, was man ihr beibringt. Und dafür braucht die maschinelle Übersetzung eine möglichst saubere Terminologie. Sie verbessert die Qualität des Outputs – und dies führt wiederum zu Kosteneinsparungen beim Post-Editing. Post-Editor*innen können schneller und besser arbeiten, wenn im Translation-Management-System sowohl die maschinelle Übersetzung als auch die richtige Terminologie hinterlegt ist.
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Fazit - Terminologie lohnt sich
Wie Sie sehen, ist Terminologiemanagement nicht eine Aufgabe, die einmal erledigt wird und dann nie wieder auf die To-do-Liste kommt. Die Terminologie im Unternehmen lebt, verändert sich und mit jedem Produkt kommt neue hinzu. Es ist ein fortlaufendes Projekt, an dem sich das ganze Unternehmen, ja sogar die ganze Übersetzungslieferkette, beteiligen kann.
Wir beraten Sie gern, wenn Sie nach Lösungen suchen, Ihre einheitliche Unternehmenskommunikation effizient zu gewährleisten.