Blog-Beitrag vom 01.04.2019

DSGVO – In crossTank personenbezogene Daten kennzeichnen

Die Aufregung um die DSGVO hat sich zwar ein wenig gelegt, aber immer noch sind viele Kolleginnen und Kollegen verunsichert. Da personenbezogene Daten auch in Translation Memorys wie crossTank landen, müssen alte crossTank-Einträge jetzt und sofort gelöscht werden? Die DSGVO gilt für die „ganz oder teilweise automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten sowie für die nichtautomatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen.“ (Art. 2 Abs. (1) DSGVO)

Doch wie lösche ich die Einträge, ohne mir dabei mein gesamtes crossTank zu beschädigen oder gar zu zerstören?

Ein Artikel von

Andreas Rodemann
Trainer Across Translator Edition

Lernen Sie, wie Sie sich in Zukunft die Arbeit erleichtern und personenbezogene Daten von crossTank zuverlässig löschen können.

Wann müssen crossTank-Einträge mit personenbezogenen Daten gelöscht werden?

Gemäß Art. 17 DSGVO müssen personenbezogene Daten gelöscht werden, wenn die weitere Speicherung nicht mehr erforderlich ist, die betroffene Person ihre Einwilligung zur Verarbeitung widerruft oder Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegt, die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, eine Pflicht zur Löschung nach Nationalem oder EU-Recht vorliegt oder die betroffene Person eine Löschung verlangt.

Wann dürfen crossTank-Einträge mit personenbezogenen Daten nicht gelöscht werden?

Einem Löschen entgegen stehen gesetzliche Pflichten, die eine weitere Speicherung der Daten erforderlich machen. Eine der prominentesten Pflichten ist z. B. die Gewährleistung: Solange die Gewährleistungsfrist noch nicht abgelaufen ist, sollten keine Daten gelöscht werden. Weiterhin dürfen Daten nicht gelöscht werden, wenn die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 6, 10 oder 30 Jahren sowie der unbegrenzten Frist noch nicht abgelaufen ist. Die Frist beginnt dabei mit Ablauf des Jahres, in dem die Leistung erbracht wurde.

Solange die Gewährleistungsfrist noch nicht abgelaufen ist, sollten keine Daten gelöscht werden.

Wie löse ich dieses Dilemma?

Am besten wäre es natürlich, wenn personenbezogene Daten gar nicht erst in crossTank landeten. Das klappt, wenn nur personenbezogene Daten ohne irgendwelchen zu übersetzenden Text im Ausgangstext-Absatz stehen. In dem Fall geben Sie nichts in den Target Editor ein und setzen den Absatz direkt auf „übersetzt“. In dem sich öffnenden Fenster klicken Sie auf „Quelltext beibehalten“. Und schon wird dieser Absatz nicht als crossTank-Eintrag gespeichert.

Wenn Sie jedoch einen Absatz in crossTank speichern müssen, weil er zu übersetzenden Text enthält, können Sie crossTank-Einträge, die personenbezogene Daten enthalten, ganz einfach nach ein wenig Vorarbeit mit Systemattributen kennzeichnen. Dafür können Sie dann später alle entsprechenden Einträge fast automatisiert löschen.

Legen Sie dazu unter Tools Systemeinstellungen Systemattribute zwei Systemattribute an. Das eine Systemattribut nennen Sie bspw. „DSGVO_Jahr“, das zweite bspw. „DSGVO_Person“. Wie Sie die Attribute nennen, ist letztlich egal, Hauptsache, Sie wissen, wofür sie stehen.

Wenn Sie einen Absatz in crossTank speichern, können Sie Einträge, die personenbezogene Daten enthalten, mit Systemattributen kennzeichnen.

Dem Attribut „DSGVO_Jahr“ fügen Sie nun als Attributwert die Werte „2019“, „2020“ etc. hinzu. Bei dem Attributwert „2019“ setzen Sie außerdem noch den Haken bei „Standard-Attributwert“.

2020 entfernen Sie den Haken bei „2019“ und setzen diesen bei „2020“ usw. Die Attributwerte für „DSGVO_Person“ werden sich erst im Laufe der Arbeit befüllen. Hier geben Sie als Wert bspw. den Namen der Person ein, die von der Erfassung personenbezogener Daten betroffen ist.

Gewöhnen Sie sich am besten ein bestimmtes Muster an und denken Sie daran, dass auch Namensgleichheiten vorkommen können. Die Attributwerte können Sie ändern, ohne crossDesk zu schließen.

Wenn Sie jetzt einen Absatz in crossDesk übersetzen, der personenbezogene Daten enthält, und den Eintrag in crossTank gespeichert haben, wählen Sie unten rechts im Search Center die Schaltfläche für „crossTank-Eintrag bearbeiten“.

Im sich öffnenden Fenster klicken Sie auf „Attribut hinzufügen“ und fügen dem Eintrag die entsprechenden Attribute hinzu.

Was passiert mit älteren personenbezogenen Daten?

Sie arbeiten schon seit mehreren Jahren mit Across und haben dementsprechend bereits einige personenbezogene Daten in crossTank? Sie können jetzt natürlich hingehen und alle alten Projekte und Aufgaben einzeln aufrufen und wie oben beschrieben kennzeichnen. Aber mit dem crossTank-Manager geht das dann doch etwas einfacher.

Es bleibt allerdings eine zeitaufwändige Arbeit, denn Sie müssen nach den Daten in crossTank suchen. Öffnen Sie dazu den crossTank-Manager, indem Sie das entsprechende Dashlet auf dem Dashboard anklicken.

Linker Hand sehen Sie die Suchleiste:

Gewöhnen Sie sich am besten ein bestimmtes Muster an und denken Sie daran, dass auch Namensgleichheiten vorkommen können.

Schon gewusst?

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Als Erstes stellen Sie hier die Sprachkombination ein, in der gesucht werden soll. Die linke Sprache entspricht dabei der Sprache, in der der Suchbegriff ist. Darunter geben Sie den Suchbegriff ein. Dies kann z. B. ein Name, eine Datumsangabe, eine Adresse oder beliebige andere personenbezogene Daten sein.

Zumeist genügt die Konkordanzsuche. In der Konkordanzsuche können Sie nach mehreren Suchbegriffen suchen. Es werden dann nur Treffer angezeigt, die alle Suchbegriffe enthalten. Dabei müssen die Suchbegriffe im crossTank-Eintrag nicht nebeneinanderstehen.

Die Erweiterte Suche erlaubt die Verwendung des Platzhalters „*“ (= „kein Zeichen“ oder „beliebig viele Zeichen“), sowie der Booleschen Operatoren „AND“, „OR“ und „NOT“).

Mit dem Filtersymbol neben dem Suchmodus können Sie die Filtereinstellungen aktivieren. Setzen Sie beispielsweise einen Filter auf „Datum“, um einen Zeitraum einzuschränken, oder auf „Fachgebiet“, „Relation“, „Projekt“ oder „Benutzerdefinierte Systemattribute“ für entsprechende Einschränkungen.

Über das entsprechende Symbol in der Symbolleiste im unteren Bereich können Sie nun die Einträge wie oben beschrieben kennzeichnen. Sie können auch mehrere Einträge markieren und auf einen Schlag kennzeichnen.

Über die Symbolleiste im oberen Bereich der Trefferliste können Sie über die entsprechende Schaltfläche die gewünschte(n) Übersetzungseinheit(en) aus Ihrem crossTank löschen.

Fortan können Sie im crossTank-Manager wie oben beschrieben nach Einträgen mit diesen Attributen suchen bzw. filtern oder über die crossTank-Datenpflege auf Anforderung durch die betroffene Person oder nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in einem Rutsch löschen.

Bei der Datenpflege können Sie die Filterbedingungen einfach durch Klicken in die entsprechenden Felder zusammenstellen. Schauen Sie sich die Vorschau an, bevor Sie die Einträge löschen, um zu prüfen, dass auch nur die Einträge ausgewählt wurden, die Sie auch tatsächlich löschen möchten.

Passen Sie ggf. die Filterbedingungen an oder gehen Sie über die Konkordanzsuche oder Erweiterte Suche im crossTank-Manager. Nach einem Klick auf „Weiter“ erfolgt eine Sicherheitsabfrage und danach werden die Daten gelöscht.

Wichtiger Hinweis an dieser Stelle: Machen Sie vor jeder Bearbeitung Ihrer Einträge ein Back-up Ihrer Daten, damit Sie, wenn Sie sich mal vertan haben, Ihre Daten wiederherstellen können.

Ich habe hier natürlich nur die Daten in Ihrer Across Translator Edition bzw. crossTank behandelt. Möglicherweise befinden sich dieselben Daten auch nochmal in Ihren Dokumenten auf Ihrer Festplatte oder in Back-ups. Um diese müssen Sie sich separat kümmern.

Über den Autor

Andreas Rodemann ist Diplom-Übersetzer mit den Arbeitssprachen Chinesisch und Englisch und arbeitet als freiberuflicher Übersetzer seit 2009 mit Across. Außerdem ist Andreas Rodemann seit vielen Jahren Moderator der „Übersetzer- und Dolmetscher-Lounge“ bei XING, in der er Kolleginnen und Kollegen auch über Across hinausgehend mit Rat und Tat unterstützt.

Website: AR-Übersetzungen