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Schützen Sie auch Ihre Übersetzungen
Sie fragen sich, was Homeoffice im Blog eines TMS-Anbieters zu suchen hat? Ganz viel sogar! Nachstehend erfahren Sie, warum es wichtig ist, genau jetzt die Datensicherheit im Homeoffice nochmals zu durchleuchten. Außerdem wo die Fallstricke speziell für Ihren Übersetzungsprozess liegen und wie Sie diesen optimieren können, damit auch in Zeiten von Homeoffice Ihr Unternehmen verlässlich Daten teilen kann.
März 2020. Die Welt schien noch in Ordnung zu sein – keiner konnte sich denken, wie sehr sich die Welt innerhalb weniger Woche verändern würde. Dann der große Schock: Corona. Noch im gleichen Monat strömten die Mitarbeiter*innen nach Hause und es kamen zahlreiche Fragen auf:
Wie stemmen wir das? Welche Geräte können die Mitarbeiter*innen im Homeoffice nutzen? Wie sicher ist die Internetverbindung? Wie kann der Arbeitgeber gewährleisten, dass immer alle Software-Updates installiert werden? Viele konnten zwar ihren Firmenlaptop mitnehmen und ohne Unterbrechung weiterarbeiten, aber eben nicht alle. Ad-hoc-Lösungen mussten her: Plötzlich wurden sensible Unternehmensdaten über den privaten Rechner geschickt und das war am Anfang auch ok – es gab keine Alternative. Mit Blick auf die Datensicherheit dennoch ein Fiasko.
Mittlerweile haben sich viele Arbeitgeber und -nehmer*innen an die neue Situation angepasst, die Arbeit verläuft fast wieder wie vor der Pandemie, nur halt online. Gleichzeitig zeichnet sich ab, dass auch dauerhaft mehr Menschen von zuhause arbeiten werden. Und genau deswegen ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um sich zu fragen: Habe ich als Arbeitgeber schon alles getan, um die Datensicherheit im Homeoffice zu gewährleisten?
Mehr Homeoffice stellt die Sicherheitskonzepte in Unternehmen vor Herausforderungen.
Um längerfristig datensicher zu arbeiten, müssen Unternehmen einen Sicherheitsplan entwickeln und sich an diesen halten. Die Frage nach der Informationssicherheit sollten Sie sich mit Blick auf alle Prozesse im Unternehmen stellen – eben auch dem Ihrer Übersetzungen. Schon vor der Pandemie haben viele Unternehmen dem Thema Datensicherheit im Übersetzungsprozess zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Texte wurden und werden immer noch einfach per E-Mail an den Übersetzungsdienstleister geschickt und eine festgelegte Zeit später kam dieser übersetzt per E-Mail zurück. Aber was ist in der Zwischenzeit passiert? Man weiß es nicht so genau – aus den Augen, aus dem Sinn.
Genau diese Sicherheitslücken, denn man kann es nicht anders nennen, können für ein Unternehmen schnell gefährlich werden.
Ad-hoc-Lösungen sollten in langfristige Sicherheitskonzepte überführt werden.
Der erste Schwachpunkt im Übersetzungsprozess scheint auf dem ersten Blick harmlos. Die gute alte E-Mail. Aber der Schein trügt, deshalb hier ein kleines Beispiel: Man schickt kurz vor Feierabend einen wichtigen zu übersetzenden Text raus und vertippt sich beim Empfänger. Der Text landet nicht wie geplant bei Melanie Schmidt, der Projektmanagerin der Übersetzungsagentur Ihrer Wahl, sondern bei Melanie Schmieder, Vertriebsleiterin bei einem Mitbewerber, mit der Sie vor einiger Zeit E-Mail-Kontakt hatten. Und jetzt? Der Text enthält sensible Kundendaten, die definitiv nicht in die Hände eines Mitbewerbers geraten dürften. Wenn Sie Glück haben und den Fehler rechtzeitig bemerken, können Sie die E-Mail zurückrufen, aber das ist nicht bei allen gängigen E-Mail-Anbietern möglich.
Im Rahmen der Corona-Pandemie werden viele Ad-hoc-Lösungen verwendet, die die Datensicherheit im Homeoffice beeinträchtigen. Wenn man über die private Internetverbindung ohne jegliche Schutzmaßnahmen arbeitet, ist das Risiko groß, dass Daten ungewollt an Dritte geraten, meist als Ergebnis von Phishing oder Ransomware. Eine weitere Sicherheitslücke ist die Datenspeicherung in der Cloud. Klar, Cloud-Lösungen haben viele Vorteile. Aber unkontrolliert eingesetzt liegen auch hier Risiken. Vielleicht möchte ein Mitarbeiter einen Bericht schnell in einer kommerziellen Cloud speichern, um standortunabhängig später daran weiterzuarbeiten und ihn nach Fertigstellung zur Übersetzung zu schicken. Leider wurde sein Passwort bei einem Cyberangriff vor einigen Monaten abgegriffen und die sensiblen Daten landen ungeschützt im Netz. Denken Sie daran: Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Daten in der Cloud zu speichern, sollten Sie diese als Unternehmen zuerst prüfen und genehmigen.
Ohne einen angemessenen Übersetzungsprozess und die nötigen Maßnahmen zum Schutz von Unternehmensdaten ist es einfach, Übersetzungen weiterzuleiten. Dieser Punkt ist eng mit den ersten beiden verknüpft, ist aber trotzdem ein eigenständiger. Warum? Selbst wenn der E-Mail-Versand reibungslos verläuft und die Verbindung im Homeoffice sicher ist – ohne die richtige System-Infrastruktur für Übersetzungen sind diese nichts anderes als ganz normale Dateien, die auf dem üblichen Weg weitergeleitet werden können – sei es per E-Mail, über die Cloud, per USB oder sogar per WhatsApp.
Wollen Sie Cloud-Lösungen nutzen, definieren Sie klare Regeln, so haben Sie den größten Nutzen.
Extra Tipp
Für mehr Tipps für sichere Prozesse lesen Sie auch den Artikel Sicher ist sicher: Schützen Sie Ihre Übersetzungen.
Wir haben in diesem Blog schon ausführlich die Vor- und Nachteile von MÜ besprochen. Wer sich für das Thema interessiert, findet Informationen in den Artikeln „Maschinelle Übersetzung für Unternehmen“ und „Maschinelle Übersetzung für Übersetzer“. Ob sich der Einsatz von maschineller Übersetzung lohnt, muss jedes Unternehmen eigenständig abwägen. So oder so sollten Sie festlegen, ob MÜ innerhalb Ihrer Lieferkette eingesetzt werden darf oder nicht. Aber auch hier ist wieder wichtig zu beachten, dass ohne ein System zur Verarbeitung von Übersetzungen die Überwachung der MÜ-Nutzung kaum möglich ist. Alle MÜ-Systeme verarbeiten die eingespielten Daten zur Verbesserung der Qualität. So landen Inhalte, die in MÜ-Engines eingegeben werden, im schlimmsten Fall ungeschützt im Netz. Über eine kontrollierte Integration von MÜ in Ihr Übersetzungsmanagement regeln Sie die Nutzung von maschineller Übersetzung gezielt. So reduzieren Sie den Einsatz von MÜ als Schattensoftware durch Ihre Mitarbeiter*innen oder Dienstleister.
Last but not least müssen wir uns auch kurz mit dem Privacy Shield bzw. dessen Ungültigkeit beschäftigen. Nach der Einführung der DSGVO vereinbarte die Europäische Union mit den Vereinigten Staaten den EU-US Privacy Shield. Damit erhielt der internationale Transfer personenbezogener Daten zwischen den zwei Kontinenten den gleichen Schutz wie in der Europäischen Union. Das ist auch für Übersetzungen relevant, da europäische Unternehmen für die Übersetzungen oft auf Dienstleister in den USA zurückgreifen. Jetzt, wo das Abkommen über den Privacy Shield im August 2020 gekippt wurde, müssen Unternehmen mittels Standardvertragsklauseln die Datensicherheit gewährleisten. Ein Grund mehr, die Datenströme außerhalb der EU insgesamt auf den Prüfstand zu stellen.
Wer jetzt schon ins Schwitzen gekommen ist, kann sich entspannen. Man muss diese Sicherheitslücken ernst nehmen, aber es gibt zum Glück eine einfache Lösung, mit der die Datensicherheit Ihrer Übersetzungen gewährleistet werden kann: ein Translation-Management-System (TMS). Kurz gesagt ist ein TMS eine Software, über die der ganze Übersetzungsprozess sicher abgewickelt wird. Man muss keine E-Mails mit den zu übersetzenden Texten mehr schicken, Übersetzer*innen arbeiten sicher auf dem Server des Unternehmens, die Texte bzw. Übersetzungen können ohne das Einverständnis des Unternehmens nicht aus der Übersetzungsumgebung exportiert werden. Zusätzlich kann auch ganz genau festgelegt werden, ob maschinelle Übersetzung eingesetzt werden darf und wenn ja, wie und welche genau (sei es DeepL, SYSTRAN, KantanMT oder Google Translate). Gleichzeitig können Unternehmen mit einem TMS auch weitere Pain Points überwinden, wie zum Beispiel die Einheitlichkeit der Übersetzungen, die Nutzung firmenspezifischer Terminologie oder die allgemeine Kostenreduzierung von Übersetzungen.
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Das klingt zu gut, um wahr zu sein? Wenn Sie sich erst frisch mit dem Thema auseinandersetzen, empfehlen wir Ihnen für weiterführende Informationen den Artikel „Alles rund um Translation-Management-Systeme“. Bei konkreten Fragen oder Interesse an unserer Software können Sie uns natürlich auch persönlich kontaktieren.
Liegt auch Ihnen das Thema Datensicherheit am Herzen? Laden Sie jetzt unser kostenloses White Paper „Informationssicherheit in Übersetzungsprozessen“ herunter, um mehr darüber zu lesen.