Blog-Beitrag vom 24.06.2019

Alles rund um Translation-Management-Systeme (TMS)

In unseren Artikeln gehen wir immer wieder darauf ein, wie Sie mit einem Translation-Management-System Ihre Übersetzungsprozesse beschleunigen und automatisieren können, zum Beispiel durch die Verwendung von Translation Memorys oder mit der Anbindung von maschineller Übersetzung.

Wenn Sie sich bisher noch nicht tiefergehend mit einem Translation-Management-System auseinandergesetzt haben, kommt Ihnen das alles sicherlich manchmal wie ein Buch mit sieben Siegeln vor.

Vielleicht arbeitet Ihr Unternehmen noch mit Terminologielisten in Excel, vergibt Übersetzungsaufträge an Übersetzungsdienstleister per E-Mail und führt die Qualitätssicherung manuell durch und Sie wollen wissen, wie man die Prozesse vereinfachen und zentralisieren kann? Deswegen dreht sich in diesem Artikel alles um die grundlegenden Fragen zu Translation-Management-Systemen. Was sind sie genau, aus welchen Komponenten bestehen sie, welche Vorteile bieten sie und vieles mehr.

Ein Artikel von

Flurina Schwendimann
Content Management, Across Systems

Dieser Artikel beantwortet viele Fragen, die während der Recherche über Translation-Management-Systeme aufkommen.

Was ist ein Translation-Management-System?

In den Unternehmen wird heutzutage der Prozessoptimierung und den Kostenersparnissen große Beachtung geschenkt. Deswegen werden Übersetzungsaufträge vermehrt an externe Übersetzungsdienstleister bzw. Übersetzungsagenturen vergeben. Dies reduziert zwar die Kosten und die Bearbeitungsdauer der Aufträge, verlängert jedoch die Lieferkette und erhöht den Projektmanagement-Aufwand, da mehr Personen an den Projekten beteiligt sind und diese zusätzlich koordiniert werden müssen.

Mit dem Einsatz eines Translation-Management-Systems kann dieser Aufwand reduziert werden, während gleichzeitig der Informationsaustausch transparent und sicher gestaltet wird. Das TMS ist nämlich eine zentralisierte Plattform, mit der Übersetzungsaufträge erstellt, weitergeleitet und abgeschlossen werden.

Kurz gesagt ist ein TMS das Bindeglied zwischen Auftraggeber, Übersetzungsdienstleistern, freiberuflichen Übersetzern, Terminologen, Lektoren und Korrektoren.

Die zentralen Komponenten sind ein kundenspezifisches Translation Memory, eine Terminologiedatenbank und ein Übersetzungstool. Außerdem bietet ein TMS Funktionen für das Übersetzungsmanagement und die Qualitätssicherung.

Die offene Architektur eines TMS ermöglicht über Schnittstellen zudem die Anbindung verschiedener Systeme, z. B. für Content-Management, Product-Information-Management, maschinelle Übersetzung oder Autorenunterstützung. Dadurch kann eine durchgehende Prozesskette für den nahtlosen Datenaustausch eingerichtet werden.

Mit einem TMS werden Übersetzungsaufträge erstellt, weitergeleitet und abgeschlossen.

Was sind die Vorteile und Funktionen eines Translation-Management-Systems?

Man kann sich ein Translation-Management-System wie ein Puzzle vorstellen, bei dem jedes Teil eine eigene Funktion erfüllt. Zusammen unterstützen und beschleunigen sie den Übersetzungsprozess. Im Projektmanagement-Modul werden unter anderem alle Nutzer angelegt, die am Prozess beteiligt sind.

Zu den Nutzergruppen gehören Projektmanager, Sprachdienstleister, Übersetzer, Lektoren, Terminologen etc. Diese können je nach Bedarf und Workflow ausgewählt werden. Geschieht dies, wird im Hintergrund ein automatischer Prozess gestartet. Die Nutzer werden anschließend darüber benachrichtigt, dass ihnen eine neue Aufgabe zugeteilt wurde. Außerdem werden im Projektmanagement-Modul die Rahmenbedingungen für die Übersetzung festgelegt: Sprachkombination, Fälligkeitsdatum, Auswahl projektspezifischer Einstellungen und vieles mehr.

Alle Nutzer arbeiten auf der gleichen Plattform, wodurch Informationsverluste verhindert werden. Außerdem wird durch diese Methode die Datensicherheit erhöht, da zu jeder Zeit ersichtlich ist, wer über welche Information verfügt.

Ein Translation-Management-System hilft, die Produkt- und Unternehmenskommunikation schneller, besser und kostengünstiger zu lokalisieren. Die Übersetzungen, die über das Translation-Management-System angefertigt werden, werden im zentralen Translation Memory gespeichert.

Dieser Übersetzungsspeicher dient als Basis für alle zukünftigen Übersetzungsaufträge. Das bedeutet, dass wenn ein gespeicherter Satz in gleicher oder ähnlicher Form in einer neuen Aufgabe wieder vorkommt, der Übersetzer diesen einfach übernehmen bzw. anpassen kann. Es ist eine Win-win-Situation: Der Übersetzer spart Zeit und das Unternehmen Kosten, denn sich wiederholende Sätze, die sogenannten 100 %-Matches bzw. Fuzzy-Matches, werden normalerweise mit einem niedrigeren Wortpreis vergütet.

Die mehrsprachige Firmenterminologie ist eine sehr wertvolle Ressource. Eine gepflegte Terminologie hilft, die Corporate Identity eines Unternehmens einzuhalten und somit ein höheres Kundenvertrauen zu schaffen. Anfänglich kann die Datenbank mit vorhandenen Glossaren befüllt werden. So können Excel-Dateien zum Beispiel mit einem geringen Zeitaufwand komplett importiert und direkt für eine Übersetzung verwendet werden.

Bei jedem Projekt wird dem Übersetzer die Terminologiedatenbank mitgeliefert, wodurch er immer nur ein Klick von einem zielsprachigen Fachwort entfernt ist. Findet er Fachterminologie, die noch nicht in der Datenbank gespeichert ist, kann er diese über ein Vorschlagswesen einreichen. Nach der Freigabe seitens des Terminologen erscheint das neue Fachwort in der Übersetzungsoberfläche.

Der wichtigste Vorteil des Übersetzungseditors ist die formatunabhängige Umgebung. Das heißt: Der Übersetzer kann alle vom System unterstützten Dateiformate bearbeiten, ohne das Format bzw. das Programm selbst beherrschen zu müssen. Außerdem kann der Auftraggeber die Rahmenbedingungen festlegen, mit denen der Übersetzer arbeitet. Soll zum Beispiel keine maschinelle Übersetzung eingesetzt werden, kann der Auftraggeber die Funktion entlang der gesamten Lieferkette deaktivieren.

Ein Translation-Management-System hilft, die Produkt- und Unternehmenskommunikation schneller, besser und kostengünstiger zu lokalisieren.

Wie kann Qualitätssicherung mit Translation-Management-Systemen durchgeführt werden?

Die Qualitätssicherung ist einer der wichtigsten Schritte im Rahmen eines Übersetzungsprojekts. Hier geht es nicht nur um das reine Korrekturlesen, sondern auch um die technische Unterstützung seitens des Translation-Management-Systems, um eine hohe Textqualität abliefern zu können.

Das TMS prüft schon während der Übersetzung automatisch verschiedene Qualitätssicherungskriterien. Diese reichen von der Überprüfung der richtigen Formatierung bis hin zur konsistenten Verwendung von Terminologie. Der Übersetzer wird benachrichtigt, wenn er ein Projekt abschließen möchte, obwohl nicht alle Fehler behoben wurden. Denn Fehler in den Zieltexten sind nicht nur ärgerlich, sie erhöhen auch die Übersetzungskosten aufgrund verlängerten Korrekturschleifen und können im schlimmsten Fall zum Beispiel Bedienfehler verursachen, was dem Unternehmen zusätzliche Ressourcen kosten würde.

Wie werden Prozesse mit einem Translation-Management-System effektiver gestaltet?

Wie schon erwähnt, ist der große Vorteil eines TMS, dass alle Akteure in der Lieferkette auf einer gemeinsamen Plattform arbeiten. Mittels Automatisierungsmöglichkeiten werden die Prozesse effektiver gestaltet. So kann zum Beispiel ein Auftraggeber Projekte automatisiert erstellen, wenn Dokumente in einen spezifischen Ordner kopiert werden. Außerdem werden die verschiedenen Nutzergruppen automatisch benachrichtigt, wenn ihnen eine neue Aufgabe zugeteilt wurde.

Auch der Kommunikationsprozess zwischen Auftraggeber, Sprachdienstleistern, Übersetzern und Lektoren wird deutlich vereinfacht. Ohne Translation-Management-System müssen etwaige Fragen oder Anmerkungen per E-Mail geschickt werden. Dies verursacht einen hohen Verwaltungsaufwand und verringert die Informationssicherheit. Außerdem wird das Risiko eingegangen, dass eine E-Mail übersehen oder versehentlich gelöscht wird.

Im Gegensatz dazu werden im TMS Fragen oder Anmerkungen direkt in der Oberfläche eingegeben. Somit hat jeder Projektbeteiligte eine genaue Übersicht über die Fragen und Antworten.

Mit dem Einsatz eines Translation-Management-Systems gestaltet sich die Lieferkette sehr transparent. Der Auftraggeber kann jederzeit den Projektstatus einsehen und gegebenenfalls neue oder abgeänderte Dokumente hinzufügen. Außerdem liegt die Datenhoheit immer beim Auftraggeber. Dieser kann nämlich entscheiden, ob der Sprachdienstleister oder Übersetzer das Translation Memory oder die Terminologiedatenbank lokal speichern und anderweitig verwenden darf.

Weiterhin können die Übersetzungsprozesse mit der Anbindung eines Drittsystems verbessert und beschleunigt werden.

Mit dem Einsatz eines Translation-Management-Systems gestaltet sich die Lieferkette sehr transparent.

Können Drittsysteme an ein Translation-Management-System angebunden werden?

Ja. Die Anbindung eines Drittsystems dient zur Prozessoptimierung und einem vereinfachten Übersetzungsmanagement. Viele Unternehmen arbeiten mit einer Vielzahl von Systemen, in denen Content produziert wird. Manuelle Aufwände können um ein Vielfaches reduziert werden, wenn eine Schnittstelle zwischen dem Translation-Management-System und dem Drittsystem eingeführt wird.

Mittels diesen Schnittstellen können Systeme für Product-Information-Management, Content-Management, Autorenunterstützung, maschinelle Übersetzung und viele mehr angebunden werden. Die Schnittstelle ermöglicht einen nahtlosen Datenaustausch zwischen dem TMS und den externen Systemen, was den Übersetzungsprozess deutlich optimiert und Informationssilos verhindert.

Was ist der Unterschied zwischen einem Translation-Management-System und einem Translation Memory?

Translation-Management-System und Translation Memorys werden oft fälschlicherweise als Synonyme verwendet. Manchmal ist auch von „Translation-Memory-Systemen“ die Rede. Ein Translation-Management-System kann eine Translation-Memory-Komponente beinhalten, aber nicht jedes Translation-Memory-System ist Teil eines Translation-Management-Systems. Klingt kompliziert? Ist es aber eigentlich nicht.

Das Translation Memory ist, wie es der Name schon verrät, ein zentralisierter und kundenspezifischer Übersetzungsspeicher. Darin wird jedes übersetzte Segment (das in der Regel aus einem Satz besteht) bidirektional in der Quell- und Zielsprache gespeichert. Somit müssen Übersetzer gleiche oder ähnliche Sätze nicht mehrmals übersetzen. Auch Unternehmen profitieren davon, denn sich wiederholende Sätze werden in der Regel nicht mit dem vollen Wortpreis vergütet. Im besten Fall können Unternehmen durch den regelmäßigen Einsatz eines Translation Memorys bis zu 80 % der Übersetzungskosten sparen.

Translation Memorys sind ein wesentlicher Bestandteil sowohl von Translation-Management-Systemen als auch CAT-Tools (Computer Aided Translation). Ein CAT-Tool ist die Software, mit der ein freiberuflicher Übersetzer arbeiten kann. In der Arbeitsoberfläche werden ihm Quell- und Zielsegmente angezeigt und Einträge aus dem Translation Memory und der Terminologiedatenbank. Außerdem hat er im Tool verschiedene Optionen zur Qualitätssicherung.

Im Gegensatz dazu ist ein Translation-Management-System umfangreicher, denn es ermöglicht unter anderem eine Verbindung zwischen den verschiedenen Akteuren der Lieferkette. Mittels Rollensystemen können Projektmanager, Übersetzer, Lektoren, Korrektoren und Terminologen miteinander verbunden werden. Entsprechend der Funktionen hat jeder Beteiligte unterschiedliche Systemrechte.

Wenn jetzt also ein Übersetzer eine Aufgabe über das Translation-Management-System erhält, wird ihm normalerweise das Translation Memory des Kunden mitgeliefert. Wie oben beschrieben werden ihm die Einträge in Echtzeit angezeigt. Die neuen Übersetzungen werden nach der finalen Qualitätskontrolle im Translation Memory gespeichert.

Übersetzer können allerdings unabhängig von Translation-Management-Systemen im CAT-Tool auch eigene Projekte mit den dazugehörigen Translation Memorys erstellen. Dies ist wahrscheinlich der Grund, weshalb die zwei Begriffe oft miteinander verwechselt werden.

Translation Memorys sind ein wesentlicher Bestandteil sowohl von Translation-Management-Systemen als auch CAT-Tools.

Was ist ein cloudbasiertes Translation-Management-System?

Bei einem cloudbasierten Translation-Management-System arbeiten alle Akteure, wie es der Name schon sagt, über einen Web-Client in der Cloud. Dies hat einerseits den Vorteil, dass die Daten immer aktuell sind, da sie automatisch gespeichert werden. Außerdem müssen Übersetzer keine Software herunterladen und können überall arbeiten, wo sie Internetzugriff haben.

Dass die Information in der Cloud gespeichert wird, kann aber auch ein Nachteil sein. Viele Unternehmen arbeiten nämlich mit streng vertraulichen Daten. Mehrere Datenlecks in den letzten Jahren haben gezeigt, dass die Datenspeicherung in der Cloud immer noch Risiken mit sich bringt, auch wenn die Anbieter Sicherheitsmaßnahmen anwenden. Unternehmen müssen deshalb individuell abwägen, ob der Einsatz eines cloudbasierten Translation-Management-Systems für sie infrage kommt.

Unternehmen müssen individuell abwägen, ob der Einsatz eines cloudbasierten TMS für sie infrage kommt.

Was ist der Unterschied zwischen maschineller Übersetzung (MÜ) und einem Translation-Management-System?

Ein weiteres häufiges Missverständnis über Translation-Management-Systeme ist, dass damit Dokumente automatisch übersetzt werden. Diese Annahme hat wahrscheinlich in der Verwendung von Translation Memorys seinen Ursprung. Wer sich nicht genau mit dem Thema auskennt und sieht, wie 100 %-Matches in den Übersetzungseditor automatisch eingefügt werden, nimmt vielleicht an, dass diese maschinell übersetzt wurden. Dem ist natürlich nicht so.

Wie schon erwähnt, sind 100 %-Matches und Fuzzy-Matches im Text vorkommende Segmente, die in gleicher oder ähnlicher Weise im Translation Memory gespeichert sind. Diese Wiederholungen ermöglichen Zeit- und Geldeinsparungen. Diese Funktion ist ein Grundbestandteil eines jeden Translation-Management-Systems.

Maschinelle Übersetzungsengines sind hingegen keine Standardkomponenten eines TMS, sondern sogenannte Drittsysteme. Ein Unternehmen, das MÜ nutzen möchte, muss einen Account bei einem MÜ-Anbieter haben oder sich eine individualisierte Engine konfigurieren lassen. Dann kann er über eine Schnittstelle die MÜ-Engine an sein Translation-Management-System anbinden.

White Paper
Das Prinzip von Translation-Management-Systemen

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