Workflow einrichten

Um einen Workflow in crossTerm Now einzurichten, sind die folgenden Schritte notwendig:

#
Aktion
Wo?
1
Ablauf modellieren und in Workflow-XML abbilden
Visualisierungsprogramm + XML-Editor
2
Workflow importieren
crossTerm Now
3
Benutzer für die einzelnen Workflowschritte festlegen
crossTerm Now
4
Instanzen und Workflow-Regeln festlegen
crossTerm Now
5
ggf. Eintrags- und Termvorlagen festlegen
Across-Client
6
Berechtigungen zur Workflow-Auslösung festlegen
Across-Client

Ablauf modellieren und abbilden

Modellieren Sie Ihren eigenen Workflow.

  • Berücksichtigen Sie dabei folgende Punkte:
  • Welche Workflowschritte und Übergänge sollen enthalten sein?
  • Wer ist für welchen Schritt zuständig?
  • Wer kann den Workflow unter welchen Umständen auslösen?

Wenn Sie Hilfe bei der XML-Umsetzung benötigen, wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner bei der Across Systems GmbH.

Workflow importieren

Importieren Sie die fertige Workflow-XML-Datei.

Die Benennung des Workflows in crossTerm Now erfolgt anhand des Dateinamens. Unterstützt werden XML-Dateien mit der Endung WORKFLOW.

cTeNow_settings_worflows_add-workflow
Attention

Bitte beachten Sie, dass Sie hochgeladene Workflows nicht löschen können. Sie können sie aber aktualisieren, indem Sie eine Datei mit demselben Dateinamen hochladen - der bestehende Workflow wird dabei ersetzt. Bei der Aktualisierung werden XML-Dateien mit der Endung WORKFLOW und XML unterstützt.

Tipp

Um Workflows importieren und verwalten zu können, benötigen Sie das Recht Workflows verwalten in Across.

gruppenrechte_cTerm_cTeNow_wf-verwalten

Benutzer für die einzelnen Workflowschritte festlegen

Weisen Sie jedem Workflowschritt einen Benutzer zu, damit die Aufgaben sukzessive abgearbeitet werden können. Die Namen der Workflowschritte entsprechen den jeweiligen Attributen des Elements state name in der Workflow-XML-Datei.

cTeNow_settings_worflows_benutzer-zuweisen

Wenn Sie eine Zuweisung ändern und diese für bereits ausgelöste Workflows gelten soll, klicken Sie auf Neu zuweisen. Andernfalls gilt die Neuzuweisung für künftig ausgelöste Workflows.

Instanzen und Workflow-Regeln festlegen

Legen Sie fest, für welche Instanzen der Workflow gelten und wann er zum Einsatz kommen soll.

Eintrags- und Termvorlagen festlegen

Falls die verschiedenen Workflow-Beteiligten über unterschiedliche Bearbeitungsmöglichkeiten verfügen sollen, legen Sie neue Vorlagen an oder verwenden bestehende und weisen die entsprechenden Benutzer- oder Gruppenrechte zu.

gruppenrechte_cTerm_eintragsvorlagen

Denkbar sind z. B. vereinfachte Vorlagen für Benutzer(gruppen), die Termvorschläge machen können, und umfangreichere Vorlagen für Terminologen, die neben der Termfreigabe auch Terme über crossTerm Now anlegen und verwalten.

Berechtigungen zur Workflow-Auslösung festlegen

Legen Sie in den Benutzer- oder Gruppenrechten fest, wer den Workflow auslösen darf.

gruppenrechte_cTerm_workflows
Tipp

Sie können einstellen, dass das Recht automatisch für alle neuen Workflows vergeben wird. Außerdem können Sie das Recht auf bestimmte Sprachen beschränken.