Dokumentenvorbereitung

Die Dokumentenvorbereitung im Rahmen der entsprechenden Dokumentenvorbereitungsaufgaben dient dazu, das Quelldokument für die nachgelagerten Aufgaben und hier insbesondere die Dokumentenübersetzung vorzubereiten.

Dokumentenvorbereitungsaufgaben werden in der Regel durch den Projektmanager eines Projekts durchgeführt. Sie umfassen daher typischerweise auch Tätigkeiten und Aufgaben, die in den Bereich des Projektmanagements fallen.

Die Tätigkeiten und Aufgaben, die im Rahmen einer Dokumentenvorbereitungsaufgabe durchgeführt werden sollen oder müssen, sind hierbei jedoch nicht festgelegt und können daher je nach Aufgabenstellung variieren.

Standardmäßig ist eine Dokumentenvorbereitungsaufgabe Bestandteil der Workflows Erweitert und EN 15038 Standard.

In Dokumentenvorbereitungsaufgaben wird der Quelltext – entsprechend der Natur der Aufgaben – sowohl in der Source View als auch im Target Editor dargestellt. Der Quelltext ist dabei für die Bearbeitung gesperrt, da keine inhaltlichen Änderungen, sondern in der Regel nur vorbereitende Aktionen durchgeführt werden sollen.

Anwendungsszenarien

Die folgende Auflistung gibt eine Übersicht über typische Anwendungsszenarien von Dokumentenvorbereitungsaufgaben:

Bereiche eines Quelldokuments sperren oder verbergen

Es kommt häufig vor, dass Teile eines Dokuments nicht übersetzt werden sollen, weil diese z. B. lediglich Zahlen enthalten, die nicht übersetzt bzw. angepasst werden sollen oder dürfen.

Sind die enthaltenen Informationen für die Bearbeitung der nachgelagerten Aufgaben von Belang, können die entsprechenden Teile des Quelldokuments gesperrt werden. Sind die Informationen hingegen nicht von Belang, können diese Teile auch verborgen werden. Dadurch werden sie für die Bearbeiter der nachfolgenden Aufgaben nicht angezeigt.

Anhänge zu Projekten und Dokumenten hinzufügen

Um insbesondere die Übersetzung eines Quelldokuments zu erleichtern, können dem Übersetzer neben dem eigentlichen Quelldokument zusätzliche Dokumente zur Verfügung gestellt werden, die relevante Zusatz- oder Hintergrundinformationen für die Übersetzung beinhalten. Dies können Referenzdokumente wie z. B. frühere Versionsstände eines Dokuments oder Paralleltexte sein. Dies kann aber auch jedwede andere Datei sein, die dem Übersetzer als Anhang zur Verfügung gestellt werden soll.

Im Rahmen von Dokumentenvorbereitungsaufgaben können Referenzdokumente bzw. Anhänge über die Registerkarte der crossView hinzugefügt werden.

Kommentare einfügen

Es kann nötig oder sinnvoll sein, dass der Projektmanager dem Übersetzer eines Quelldokuments Hinweise oder Anweisungen zur Übersetzung gibt.

Im Rahmen von Dokumentenvorbereitungsaufgaben kann der Projektmanager diese Hinweise oder Anweisungen über das -Icon als Kommentare in die entsprechenden Absätze einfügen.

Quellsprachliche Terminologie festlegen

Alternativ zur Terminologiearbeit, die der Übersetzung vorgelagert ist, kann es in bestimmten Szenarien erwünscht sein, dass im Vorfeld der Übersetzung lediglich die quellsprachliche Terminologie festgelegt wird und diese später übersetzungsbegleitend um die entsprechenden zielsprachlichen Terme ergänzt wird. Während der Übersetzer also beispielsweise einen Absatz übersetzt, fügt er zu den quellsprachlichen Termen ihre zielsprachlichen Entsprechungen hinzu.

Eine solche quellsprachliche Terminologiearbeit kann im Rahmen von Dokumentenvorbereitungsaufgaben erfolgen. Der Projektmanager kann die entsprechenden Terme im Quelldokument auswählen und diese – z. B. über das Icon in der Symbolleiste des Target Editor – nacheinander zu crossTerm hinzufügen.

Dokumentenvorbereitungsaufgaben annehmen und öffnen

Dokumentenvorbereitungsaufgaben müssen – wie alle anderen Aufgaben auch – vor der Bearbeitung angenommen werden. Die Annahme von Aufgaben erfolgt z. B. im Modul Meine Aufgaben des crossBoard. Anschließend kann die Aufgabe geöffnet und im crossDesk bearbeitet werden.

Dokumentenvorbereitungsaufgaben abschließen

Nachdem eine Dokumentenvorbereitungsaufgabe fertig bearbeitet wurde, muss diese abgeschlossen werden. Dies erfolgt über das Icon in der Standard-Symbolleiste von crossDesk.

Die Aufgabe kann dabei zu einem beliebigen Zeitpunkt abgeschlossen werden und muss keinen bestimmten Bearbeitungsstand o. Ä. erreicht haben.