crossWAN-Daten vorbereiten und exportieren

Across bietet Ihnen als Projektmanager zwei Möglichkeiten, einem crossWAN load- oder crossWAN classic-Benutzer die für die Bearbeitung seiner Aufgaben nötigen Daten bereitzustellen: Sie können die Daten zusammenstellen, um diese anschließend einerseits automatisch zum Download vom Server zur Verfügung zu stellen (crossWAN load) oder andererseits die relevanten Daten in Form so genannter Client Working Units (CWU-Dateien) zu exportieren (crossWAN classic) und dem crossWAN-Benutzer auf einem geeigneten Datenträger wie einem USB-Stick, per E-Mail oder auch als Download auf einem FTP-Server zukommen zu lassen.

Sobald Sie im Modul Aufgaben einem crossWAN load- oder crossWAN classic-Benutzer eine Aufgabe zugewiesen haben, öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie die Daten festlegen können, die dem jeweiligen Benutzer bei der Bearbeitung seiner Aufgabe zur Verfügung stehen sollen.

Grundsätzlich werden nur die crossTank- und/oder crossTerm-Einträge übertragen, die in der Quell- und Zielsprache der Übersetzung vorliegen. In einer Übersetzung vom Englischen ins Deutsche werden also nur Übersetzungseinheiten und/oder Terme in Englisch und Deutsch, nicht aber z. B. in Französisch übertragen. Die crossTank- und/oder crossTerm-Einträge werden dabei standardmäßig in allen Subsprachen übermittelt. Über den entsprechenden Subsprachenfilter besteht aber die Möglichkeit, die übertragenen Einträge auf bestimmte Subsprachen in der Quell- und/oder Zielsprache zu begrenzen.

Nachdem Sie die Einstellungen mit OK bestätigt haben, werden die Daten zusammengestellt und stehen anschließend dem crossWAN load-Benutzer zum Download vom Server bereit.

Attention

Während die Daten für Offline-Aufgaben zusammengestellt werden, darf Across nicht geschlossen werden. Über den Status-Button in der Statusleiste am unteren Fensterrand können Sie sich über den Fortschritt des Vorgangs informieren.

crossWAN-Paketerstellungsvorlagen

Mit Hilfe von Paketerstellungsvorlagen lässt sich die Zusammenstellung der Daten, die Offline-Benutzern für die Bearbeitung der ihnen zugewiesenen Aufgaben übermittelt werden sollen, vordefinieren. In den Paketerstellungsvorlagen werden die zu übermittelnden Daten festgelegt:

Die Anlage der Vorlagen erfolgt im Bereich crossWAN-Paketerstellungsvorlagen der Systemeinstellungen unter Tools > Systemeinstellungen > Allgemein > crossWAN-Paketerstellungsvorlagen. Es können beliebig viele Vorlagen angelegt werden, so dass für jeden Offline-Benutzer eine eigene Vorlage erstellt werden kann.

Werden einem Offline-Benutzer, dem eine Paketerstellungsvorlage zugewiesen ist, Aufgaben zugewiesen, wird für die Paketerstellung automatisch die ausgewählte Vorlage verwendet und das Paket automatisch erstellt.

Zuweisung der Vorlagen

Durch die Verknüpfung der Vorlagen mit den gewünschten Offline-Benutzern wird sichergestellt, dass jedem Offline-Benutzer ausschließlich die gewünschten Daten übermittelt werden.

Bei der Anlage eines neuen Offline-Benutzers kann diesem eine crossWAN-Paketerstellungsvorlage zugewiesen werden.

Für bestehende Offline-Benutzer können Paketerstellungsvorlagen in den Eigenschaften der Offline-Benutzer in der Registerkarte crossWAN-Einstellungen geändert oder nachträglich festgelegt werden (über Administration > Benutzer > Eigenschaften > crossWAN-Einstellungen). Etwaige Änderungen wirken sich dabei nicht auf bereits zugewiesene Aufgaben aus, sondern werden erst bei der Zuweisung neuer Aufgaben wirksam.

Sie können auch direkt über das Kontextmenü eines Benutzers auf die crossWAN-Einstellungen zugreifen. Dies ist auch für mehrere Benutzer gleichzeitig möglich, indem Sie die gewünschten Benutzer per Mehrfachauswahl auswählen (also z. B. indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten und die gewünschten Benutzer nacheinander anklicken). Auf diese Weise können Sie die Paketerstellungsvorlagen für mehrere Benutzer gleichzeitig anpassen.

Verfügbarkeit von crossTank- und crossTerm-Einträgen

Im Rahmen der Zuweisung von Aufgaben an Offline-Benutzer stellen Sie die Daten zusammen, die den Offline-Benutzern für die Bearbeitung der Aufgaben zur Verfügung stehen sollen. Zu diesen Daten zählen insbesondere die crossTank- und crossTerm-Einträge. Diese Einträge stehen den Offline-Benutzern solange zur Verfügung, bis die letzte an den jeweiligen Offline-Benutzer zugewiesene Aufgabe abgeschlossen und an den Across-Server rückübermittelt wurde. Erst im Anschluss an die Übertragung der letzten Aufgaben an den Across-Server werden die Einträge auf Seiten des jeweiligen Offline-Benutzers gelöscht.

Attention

Bitte beachten Sie, dass crossTank- und crossTerm-Einträge, die auf Seiten des Across-Servers gelöscht werden, bei der nächsten Übertragung von crossTank- bzw. crossTerm-Einträgen an den Offline-Benutzer nicht von diesem entfernt werden, wenn diese Einträge dort bereits vorhanden sind. Eine vollständige Löschung des crossTank- bzw. crossTerm-Bestandes ergibt sich, wenn zu einem Zeitpunkt alle zugewiesenen Aufgaben abgeschlossen sind und an den Across-Server übertragen wurden. Auf Seiten des Across-Servers müssen dem Offline-Benutzer daraufhin alle Aufgaben entzogen werden. Abschließend muss sich der Offline-Benutzer im Normalfall mit dem Across-Server verbinden, um einen Abgleich der Aufgaben durchzuführen, und die nachfolgende Meldung „Der Projektmanager hat Ihnen die Aufgabe entzogen: 'Name der Aufgabe'. Die Aufgabe wird aus Ihrer lokalen Datenbank entfernt. Möchten Sie fortfahren?“ mit Ja bestätigen. Hierdurch werden alle Aufgaben auf Seiten des Offline-Benutzers gelöscht. Mit der Löschung der letzten Aufgabe geht auch die Löschung der Einträge einher. Dieser Vorgang kann – je nach Größe des crossTank- bzw. crossTerm-Bestandes – längere Zeit in Anspruch nehmen.

Sollten kontinuierlich Aufgaben an den Offline-Benutzer zugewiesen sein, können die crossTank-Einträge alternativ zum Löschen durch ein zusätzliches benutzerdefiniertes Systemattribut gekennzeichnet werden (z. B. durch das Attribut „Zustand“ mit dem Attributwert „veraltet“). crossTerm-Einträge können analog hierzu ebenfalls mit einem zusätzlichen Attribut gekennzeichnet werden (z. B. als „veraltet“). Die Attributänderung wird bei der nächsten Übertragung von crossTank- bzw. crossTerm-Einträgen an den Offline-Benutzer übermittelt, wenn die so gekennzeichneten crossTank- bzw. crossTerm-Einträge Bestandteil der entsprechenden Aufgabe(n) sind.