Microsoft Word

Einleitung

Microsoft Word ist zweifelsohne das mit Abstand am häufigsten verwendete Textverarbeitungsprogramm der Welt. Durch die immense Verbreitung als Bestandteil von Microsoft Office, welches weltweit von mehr als 1,2 Milliarden Nutzern verwendet wird, spielen Word-Dokumente automatisch auch im Bereich der Übersetzung eine wichtige Rolle.

Das Programm wird in vielfältigster Weise eingesetzt – und zwar immer dann, wenn es darum geht, Texte praktisch beliebiger Art zu erstellen und zu gestalten. Im professionellen Bereich wird es z. B. verwendet, um klassische Geschäftskorrespondenz (Geschäftsbriefe, Rechnungs- und Angebotsschreiben etc.) oder innerbetriebliche Dokumente (Besprechungsprotokolle etc.) und Vertragstexte zu verfassen. Ebenso werden mit Word technische Dokumentationen sowie Publikationen erstellt.

Word-Dokumente können in unterschiedlichen Formaten vorliegen. Aktuell am weitesten verbreitet ist das DOCX-Format. Es wurde mit dem Release von Word 2007 eingeführt und hat mittlerweile das ältere DOC-Format weitgehend abgelöst. (Beide Formate unterscheiden sich grundlegend darin, dass das DOCX-Format XML-basiert ist und somit einem offenen Standard entspricht, während das DOC-Format ein proprietäres Format von Microsoft ist.) Neben diesen beiden Formaten gibt es weitere Word-Formate, die seltener zum Einsatz kommen, so z. B. DOTX für Word-Dokumentvorlagen und DOCM für Word-Dokumente, die Makros enthalten.

Vor dem Projektstart

Neben normalem Text enthalten Word-Dokumente häufig Abbildungen, Tabellen und Diagramme, darüber hinaus aber auch spezifischere Elemente wie Textfelder, Steuerelemente und Feldfunktionen.

Vor der Übersetzung ist es Aufgabe des Übersetzers, das zu übersetzende Dokument zunächst in Augenschein zu nehmen und es insbesondere im Hinblick auf die folgenden Word-spezifischen Eigenheiten zu prüfen:

Abbildungen mit Textinhalten

Bei diesen Abbildungen ist zu klären, inwieweit die Texte übersetzt werden müssen und ob diese aus technischer Sicht tatsächlich auch übersetzbar sind. Sind die Textinhalte nämlich „hart kodiert“, weil die Abbildungen z. B. in einem Grafikprogramm bearbeitet und dort mit den Texten versehen wurden, ist eine Übersetzung der Abbildungstexte nicht ohne Weiteres möglich. Wurde der Text hingegen in Word hinzugefügt (wie z. B. bei SmartArt-Grafiken oder durch Textfelder) ist eine Übersetzung im Regelfall problemlos möglich.

Referenzierte Abbildungen

Abbildungen sind häufig fest in das Word-Dokument eingebettet, können aber auch referenziert eingefügt sein. In letzterem Fall ist sicherzustellen, dass dem Übersetzer alle referenzierten Abbildungen vorliegen, um eine korrekte Darstellung des Word-Dokuments sowie eine reibungslose Übersetzung gewährleisten zu können.

Text mit Änderungsnachverfolgung

Enthält das Word-Dokument Text, der mit aktivierter Änderungsnachverfolgung erstellt wurde, ist mit dem Auftraggeber zu klären, inwieweit die entsprechenden Textpassagen auch in der Übersetzung die Markierungen der Änderungsnachverfolgung enthalten sollen. (Tipp: Falls der Text mit Änderungsnachverfolgung übersetzt werden soll, ist in der Across Translator Edition die entsprechende Option in den erweiterten Einstellungen der Dokumenteneinstellungsvorlage von Word zu aktivieren!)

Kommentare

Enthält das Word-Dokument Kommentare, so ist mit dem Auftraggeber zu klären, ob diese übersetzt werden sollen.

Nicht zu übersetzender Text oder fremdsprachige Passagen

Im Vorfeld der Übersetzung ist hier zu klären, ob das Word-Dokument Textteile enthält, die nicht übersetzt werden sollen – oder ob im Dokument fremdsprachige Passagen enthalten sind. Falls dem so ist, sollte der Übersetzer prüfen, ob diesen Textteilen eine spezielle Formatvorlage zugewiesen ist. In diesem Fall kann die entsprechende Formatvorlage nämlich in der Across Translator Edition mittels einer Dokumenteneinstellungsvorlage von Word ausgeblendet oder gesperrt werden (siehe hierzu unten „Tipps & Tricks“).

Ausgeblendeter Text

Bei ausgeblendetem Text ist zu klären, ob dieser auch im Zieldokument enthalten sein soll und ob dieser entsprechend auch übersetzt werden soll. (Tipp: Falls Letzteres der Fall ist, muss in der Across Translator Edition die entsprechende Option in den erweiterten Einstellungen der Dokumenteneinstellungsvorlage von Word aktiviert werden!)

Dokumentvorlagen

Dokumentvorlagen sind spezielle Word-Dateien, die als Vorlage zur Erstellung von Word-Dokumenten mit gleichem Layout und ggf. gleichem Inhalt dienen. Liegt dem Word-Dokument eine spezielle Dokumentvorlage zu Grunde, so ist empfehlenswert, dass diese dem Übersetzer ebenfalls vorliegt. Andernfalls kann es zu einer falschen Darstellung des Word-Dokuments kommen, was u. a. die finale Prüfung des übersetzten Word-Dokuments (siehe unten) problematisch macht. (Tipp: Welche Dokumentvorlage einem Word-Dokument zu Grunde liegt, wird u. a. in den Eigenschaften des Word-Dokuments angezeigt: Hierzu über >>Datei >>Informationen in die Eigenschaften wechseln und im rechten Fensterbereich auf „Alle Eigenschaften anzeigen“ klicken. Unter „Vorlage“ wird dann die verwendete Dokumentvorlage angezeigt, wobei „Normal.dotm“ die Standardvorlage von Word ist.)

Während der Projektanlage kann es wie bereits erwähnt sinnvoll sein, für die Übersetzung des Dokuments eine spezifische Dokumenteneinstellungsvorlage zu verwenden, um das Word-Dokument unter optimalen und möglichst ökonomischen Bedingungen übersetzen zu können (siehe hierzu unten „Tipps & Tricks“).

Übersetzen von Word-Dokumenten mit der Across Translator Edition

Bei der Übersetzung von Word-Dokumenten gibt es im Grunde nur wenige Word-spezifische Dinge zu beachten. Hierzu zählen u. a.:

Feldfunktionen

Feldfunktionen dienen in Word dazu, dynamische Inhalte automatisch bereitzustellen. Sie können z. B. für Seitenzahlen, Querverweise, Inhaltsverzeichnisse oder auch für Datumsangaben eingesetzt werden. In der Across Translator Edition werden diese Feldfunktionen im Übersetzungseditor crossDesk in Form von grauen Feldern dargestellt. Diese Felder müssen häufig lediglich an der richtigen Position in die Übersetzung eingefügt werden (z. B. per Doppelklick auf das entsprechende Feld im Ausgangstext). In manchen Fällen ist zudem eine Bearbeitung bzw. eine Übersetzung der Feld-Inhalte möglich bzw. nötig, z. B. bei Hyperlinks oder Index-Einträgen.

Text mit Änderungsnachverfolgung

Soll Text mit Änderungsnachverfolgung auch in die Übersetzung überführt werden, so muss dieser z. B. mit Hilfe der entsprechenden Symbole im Übersetzungseditor crossDesk in die Übersetzung eingefügt werden.

Tipps & Tricks

Verwendung von Dokumenteneinstellungsvorlage

Bei praktisch allen Dokumentenformaten ist die Erstellung und Verwendung einer Dokumenteneinstellungsvorlage in der Across Translator Edition grundsätzlich sinnvoll. Eine Eigenheit bei den Einstellungsvorlagen von Word ist, dass Text auf Grundlage von Formatvorlagen, die im Dokument verwendet werden, z. B. gesperrt oder ausgeblendet werden kann. Hierzu am einfachsten unter >>Tools >>Systemeinstellungen ... >>Dokumenteneinstellungen >>Word 2007-2016 die Formatvorlagen des zu übersetzenden Word-Dokuments über Laden ... einlesen und anschließend über „Modus“ die Bearbeitungsweise der gewünschten Formatvorlage anpassen (z. B. durch Auswahl von „Ausblenden“).

Nicht zu übersetzender Text oder fremdsprachige Passagen

Enthält das zu übersetzende Word-Dokument Text, der nicht übersetzt werden soll (z. B. fremdsprachige Textpassagen), so sollte hierfür bei der Übersetzung am besten der Bearbeitungszustand „Quelltext beibehalten“ (Tastenkombination Alt+E) verwendet werden. Andernfalls können falsche Einträge im Translation Memory crossTank entstehen, die z. B. aus dem identischen Text in Quell- und Zielsprache bestehen.

Finale Dokumentprüfung der Übersetzung in Word

Nachdem die Übersetzung fertig gestellt und das Zieldokument aus der Across Translator Edition ausgecheckt ist, gebietet es die Sorgfaltspflicht, das übersetzte Word-Dokument in Word zu öffnen, um dieses final zu prüfen und ggf. manuell anzupassen, insbesondere im Hinblick auf die folgenden Punkte:

• Korrekte Zielsprache: Hierzu das gesamte Dokument markieren (z. B. über die Tastenkombination Strg+A) und anschließend die korrekte Sprache zuweisen (z. B. über >>Überprüfen >>Sprache >>Sprache für die Korrekturhilfen festlegen ...).
• Aktualisierung enthaltener Feldfunktionen: Feldfunktionen aktualisieren sich z. T. nicht automatisch, dadurch kann es vorkommen, dass die Inhalte zunächst noch mit den alten Werten/Inhalten bzw. in der Ausgangssprache dargestellt werden, wie z. B. bei Datumsangaben, Querverweisen und Inhaltsverzeichnissen. Zur Aktualisierung der Feldfunktionen z. B. das gesamte Dokument markieren (z. B. über Strg+A) und anschließend die F9-Taste drücken.
• Prüfung des Dokuments auf vollständige und richtige Darstellung: Bei Tabellen mit einer festen Zuordnung der Zeilenhöhe kann es z. B. passieren, dass nicht der gesamte Text angezeigt wird, wenn die Übersetzung länger ausfällt als der Ausgangstext. Gleiches gilt für Textfelder, SmartArt-Grafiken u. Ä.

Verknüpfung des Dokuments mit der zu Grunde liegenden Dokumentvorlage

Liegt dem Word-Dokument eine spezielle Dokumentvorlage zu Grunde (siehe hierzu oben), sollte diese mit dem übersetzten Word-Dokument verknüpft werden. Andernfalls kann es zu einer falschen Darstellung des Dokuments kommen. Hierzu in Word die Dokumentvorlage mit dem Word-Dokument verknüpfen, und zwar über >>Entwicklertools >>Dokumentvorlage und anschließend über die Schaltfläche Anfügen ... die Dokumentvorlage auswählen. (Tipp: Die Registerkarte Entwicklertools muss ggf. vorher eingeblendet werden: Hierzu in den Word-Optionen im Bereich Menüband anpassen rechts das Häkchen bei Entwicklertools setzen.)