Workflows

Every project in Across has an underlying workflow. A workflow comprises a sequence of work steps to be processed in the form of tasks. By selecting a workflow, you define which tasks are to be carried out within the scope of processing the project.

Workflows are created and managed in the Workflows module, which can be accessed via Administration > Workflows in the Across module bar to the left of the screen.

Standard Workflows

Eight predefined standard workflows are available for your work with Across. These workflows cover the usual work that is done in the translation context. The simplest workflow merely comprises the translation of a source document. In addition, there are other workflows, e.g. for the translation and subsequent correction of a document or for mapping the international standard ISO 17100.

Attention

Standard workflows cannot be deleted or deactivated.

User-defined workflows

In addition to the standard workflows, the integrated workflow modeling enables the definition of user-defined workflows in Across to map translation workflows that differ from the predefined standard workflows.

Overview of the predefined standard workflows

The following overview shows the predefined standard workflows:

Translation
icn_aufgabe_zieldokument-zielsprache
icn_aufgabentyp_dokumentenuebersetzung
icn_aufgabe_partitionierung-erlaubt
icn_aufgabe_bearbeitung-sofort-moeglich
Translation
Translation and Correction
icn_aufgabe_zieldokument-zielsprache
icn_aufgabentyp_dokumentenuebersetzung
icn_aufgabe_partitionierung-erlaubt
icn_aufgabe_bearbeitung-sofort-moeglich
Translation
icn_aufgabe_zieldokument-zielsprache
icn_aufgabentyp_dokumentenkorrektur
icn_aufgabe_partitionierung-erlaubt
icn_aufgabe_bearbeitung-nachgelagert-moeglich
Correction
Advanced
icn_aufgabe_quelldokument
icn_aufgabentyp_dokumentenvorbereitung
icn_aufgabe_bearbeitung-sofort-moeglich
Document preparation
icn_aufgabe_quelldokument
icn_aufgabentyp_termextraktion
icn_aufgabe_bearbeitung-nachgelagert-moeglich
Term Extraction
icn_aufgabe_zieldokument-zielsprache
icn_aufgabentyp_termuebersetzung
icn_aufgabe_bearbeitung-nachgelagert-moeglich
Term Translation
icn_aufgabe_zieldokument-zielsprache
icn_aufgabentyp_dokumentenuebersetzung
icn_aufgabe_partitionierung-erlaubt
icn_aufgabe_bearbeitung-nachgelagert-moeglich
Translation
icn_aufgabe_zieldokument-zielsprache
icn_aufgabentyp_dokumentenkorrektur
icn_aufgabe_partitionierung-erlaubt
icn_aufgabe_bearbeitung-nachgelagert-moeglich
Correction
Terminology Work and Translation
icn_aufgabe_quelldokument
icn_aufgabentyp_termextraktion
icn_aufgabe_bearbeitung-nachgelagert-moeglich
Term Extraction
icn_aufgabe_zieldokument-zielsprache
icn_aufgabentyp_termuebersetzung
icn_aufgabe_bearbeitung-nachgelagert-moeglich
Term Translation
icn_aufgabe_zieldokument-zielsprache
icn_aufgabentyp_dokumentenuebersetzung
icn_aufgabe_partitionierung-erlaubt
icn_aufgabe_bearbeitung-nachgelagert-moeglich
Translation
External editing
icn_aufgabe_zieldokument-zielsprache
icn_aufgabentyp_externe-dokumentenbearbeitung
icn_aufgabe_bearbeitung-sofort-moeglich
External document editing
Terminology work, translation, and correction
icn_aufgabe_quelldokument
icn_aufgabentyp_termextraktion
icn_aufgabe_bearbeitung-nachgelagert-moeglich
Term Extraction
icn_aufgabe_zieldokument-zielsprache
icn_aufgabentyp_termuebersetzung
icn_aufgabe_bearbeitung-nachgelagert-moeglich
Term Translation
icn_aufgabe_zieldokument-zielsprache
icn_aufgabentyp_dokumentenuebersetzung
icn_aufgabe_partitionierung-erlaubt
icn_aufgabe_bearbeitung-nachgelagert-moeglich
Translation
icn_aufgabe_zieldokument-zielsprache
icn_aufgabentyp_dokumentenkorrektur
icn_aufgabe_partitionierung-erlaubt
icn_aufgabe_bearbeitung-nachgelagert-moeglich
Correction
Translation, review, and correction
icn_aufgabe_zieldokument-zielsprache
icn_aufgabentyp_dokumentenuebersetzung
icn_aufgabe_partitionierung-erlaubt
icn_aufgabe_bearbeitung-sofort-moeglich
Translation
icn_aufgabe_zieldokument-zielsprache
icn_aufgabentyp_dokumentenlektorat
icn_aufgabe_partitionierung-erlaubt
icn_aufgabe_bearbeitung-nachgelagert-moeglich
Review
icn_aufgabe_zieldokument-zielsprache
icn_aufgabentyp_dokumentenkorrektur
icn_aufgabe_partitionierung-erlaubt
icn_aufgabe_bearbeitung-nachgelagert-moeglich
Correction
EN 15038
icn_aufgabe_quelldokument
icn_aufgabentyp_dokumentenvorbereitung
icn_aufgabe_bearbeitung-sofort-moeglich
Preparation
icn_aufgabe_zieldokument-zielsprache
icn_aufgabentyp_dokumentenuebersetzung
icn_aufgabe_partitionierung-erlaubt
icn_aufgabe_bearbeitung-nachgelagert-moeglich
Translation
icn_aufgabe_zieldokument-zielsprache
icn_aufgabentyp_dokumentenkorrektur
icn_aufgabe_partitionierung-erlaubt
icn_aufgabe_bearbeitung-nachgelagert-moeglich
Correction
icn_aufgabe_zieldokument-zielsprache
icn_aufgabentyp_dokumentenlektorat
icn_aufgabe_partitionierung-erlaubt
icn_aufgabe_bearbeitung-nachgelagert-moeglich
Review
icn_aufgabe_zieldokument-zielsprache
icn_aufgabentyp_dokumentenfreigabe
icn_aufgabe_partitionierung-erlaubt
icn_aufgabe_bearbeitung-nachgelagert-moeglich
Release
ISO 17100
icn_aufgabe_quelldokument
icn_aufgabentyp_dokumentenvorbereitung
 
icn_aufgabe_bearbeitung-sofort-moeglich
Preparation
icn_aufgabe_zieldokument-zielsprache
icn_aufgabentyp_dokumentenuebersetzung
icn_aufgabe_partitionierung-erlaubt
icn_aufgabe_bearbeitung-nachgelagert-moeglich
Translation
icn_aufgabe_zieldokument-zielsprache
icn_aufgabentyp_dokumentenkorrektur
icn_aufgabe_partitionierung-erlaubt
icn_aufgabe_bearbeitung-nachgelagert-moeglich
Correction
icn_aufgabe_zieldokument-zielsprache
icn_aufgabentyp_dokumentenlektorat
icn_aufgabe_partitionierung-erlaubt
icn_aufgabe_bearbeitung-nachgelagert-moeglich
Review
icn_aufgabe_zieldokument-zielsprache
icn_aufgabentyp_korrektur-2
icn_aufgabe_partitionierung-erlaubt
icn_aufgabe_bearbeitung-nachgelagert-moeglich
Correction
icn_aufgabe_zieldokument-zielsprache
icn_aufgabentyp_dokumentenfreigabe
icn_aufgabe_partitionierung-erlaubt
icn_aufgabe_bearbeitung-nachgelagert-moeglich
Release

Overview of the icons used

The following icons are used for the various predefined tasks and task types in Across:

Icon
Description
icn_aufgabe_projektebene
Tasks carried out on the project level
icn_aufgabe_quelldokument
Tasks to be performed on the source document
icn_aufgabe_zieldokument-zielsprache
Tasks to be performed at target language or target document level
icn_aufgabentyp_projektmanagement
Project Management
icn_aufgabentyp_dokumentenvorbereitung
Document preparation
icn_aufgabentyp_termextraktion
Term Extraction
icn_aufgabentyp_termuebersetzung
Term Translation
icn_aufgabentyp_dokumentenuebersetzung
Document translation
icn_aufgabentyp_dokumentenlektorat
Document review
icn_aufgabentyp_dokumentenkorrektur
Document correction
icn_aufgabentyp_dokumentenfreigabe
Document verification
icn_aufgabentyp_externe-dokumentenbearbeitung
External document editing
icn_aufgabe_partitionierung-erlaubt
Tasks that can be partitioned
icn_aufgabe_bearbeitung-sofort-moeglich
Tasks that can be worked on immediately
icn_aufgabe_bearbeitung-nachgelagert-moeglich
Tasks that can only be worked on once one of the preliminary tasks has been completed

Automatically Setting the Status of crossTank Entries to Released

In the task settings, you can determine that new crossTank entries that are created while processing tasks are to be automatically set to the Released status. Thus, manual release of these new crossTank entries is no longer necessary.

The Released status of crossTank entries is relevant e.g. in connection with the protection of translations.

By means of an additional option, you can have crossTank entries automatically stored as Released only when set to a target state (e.g. Translated for a translation task). The option only makes sense if translations in crossDesk are stored even when set to an intermediate editing state (e.g. Touched). Normally, storing only takes place when the final paragraph state is reached. To save non-final paragraph states, the option Store only at target state under Tools > System Settings > General > Project Settings Templates > crossTank > Storing Settings must be disabled. Thus, activating the option enables distinction (and filtering, etc.) between crossTank entries from a non-final-state paragraph and those from a final-state paragraph on the basis of the attribute Released or Unreleased.

Changing this option affects all tasks based on the particular task template, including tasks whose processing has already started.

Tip

The first time machine-translated segments are saved to the TM, they are set to the status Machine-translated, even if they have been post-edited. At this point, other statuses can only be set manually.

The next time the respective translation units are used and stored, they will automatically be set to Smartly inserted or Released, depending on the settings in the task template.

Staggered Processing of Tasks

Usually, a task can only be processed after an upstream task has been processed and finished. For example, it is normally only possible to commence with a document correction task after the preceding translation has been finished. However, staggered processing of a correction task and a translation task is also possible: As soon as the upstream translator has assigned the Translated (icn_cDesk_zustand_uebersetzt) editing state to a paragraph, the paragraph is released for the corrector, enabling the corrector to process it.

To enable staggered processing of tasks, open the properties of the downstream task, and disable the option Task can only be started if all preceding tasks have been finished in the General tab.