Case Study Olympus

Olympus ist einer der weltweit führenden Hersteller von optischen und digitalen Produkten in den Bereichen Medizintechnik und Unterhaltungselektronik. Zu den Produkten gehören endoskopische und mikroskopische Geräte für den medizinischen und industriellen Gebrauch sowie Kameras und Audiogeräte. 1919 in Japan gegründet, steht Olympus seit mehr als 90 Jahren für Pioniergeist und Innovationskraft.

Ausgangssituation

Allein in Europa hat Olympus 39 Standorte. Bei der Olympus Europa SE & Co. KG in Hamburg werden die Übersetzungen für Bedienungsanleitungen aus den Bereichen Medical, Microscopy, Consumer Products sowie für Marketingmaterialien und Webseiteninhalte koordiniert. Die Abteilung Documentation Services erhält hierfür die englischsprachigen Quelldokumente von Olympus Japan und stellt diese in bis zu 30 Sprachen bereit. Bevor die Übersetzung angestoßen werden kann, muss zuvor das Quelldokument lektoriert, gegebenenfalls korrigiert und noch einmal zur finalen Freigabe zurück nach Japan gesendet werden. Die Übersetzungen werden dann von externen Sprachdienstleistern angefertigt, weshalb für Olympus vor allem administrativer Aufwand im Übersetzungsprozess anfällt. Vor der Einführung eines Translation-Management-Systems erfolgte die Kommunikation mit den Übersetzungsdienstleistern vor allem per E-Mail. Auch für die gesamte Planung der Übersetzungen und die Qualitätskontrolle der übersetzten Texte in den jeweiligen Länderniederlassungen waren viele manuelle Schritte notwendig. Hinzu kamen hohe Kosten, die sich aus Inkonsistenzen hinsichtlich Terminologie und Stil sowie aus verschiedenen Varianten einer Übersetzung ergaben. Fast alle Sprachressourcen wurden bis dahin dezentral von den Sprachdienstleistern gepflegt, wodurch ein oft uneinheitlicher Sprachgebrauch kaum zu vermeiden war.

Zielsetzung für die Einführung von Across

Um das gesamte Übersetzungsmanagement zu zentralisieren und vor allem die Übersetzungskosten deutlich zu reduzieren, entschied sich Olympus Europa Anfang 2012 für den Across Language Server als zentrale Plattform für alle Sprachressourcen und Übersetzungsprozesse. Mit der Einführung des Systems sollten künftig – vom Projektmanager bis zum Übersetzer und Lektor – alle Beteiligten noch besser in den Gesamtprozess integriert werden. Eine einheitliche Verwendung der Firmenterminologie und die Wiederverwendung bereits übersetzter Textsegmente sollten die Übersetzungen zusätzlich vereinfachen. „Wir waren auf der Suche nach einer Lösung, die es uns ermöglicht, bestehende Workflows optimal zu unterstützen. So mussten unsere Korrekturprozesse, an denen zahlreiche Kollegen aus den verschiedenen Landesgesellschaften beteiligt sind, ebenso in einem einzigen System abzubilden sein wie alle internen und externen Prozesse im Projektmanagement. Darüber hinaus wollten wir die Firmenterminologie vereinheitlichen und unseren weltweiten Standorten unkompliziert zur Verfügung stellen. Der Across Language Server bietet uns ein Gesamtkonzept, das unsere hohen Anforderungen erfüllt. Auch das überzeugende Preis-/Leistungsverhältnis war ausschlaggebend für unsere Entscheidung“, erläutert Gisbert Meyer, Documentation Services Specialist bei der Olympus Europa SE & Co. KG.

Ergebnisse

Pro Monat werden bei Olympus Europa ca. 30 Projekte erfolgreich mit Across abgewickelt. Besonders bei der Webseitenübersetzung zeigten sich die Vorteile des Funktionsumfangs: Die Webseitentexte setzten sich aus vielen kleinen XML-Dateien zusammen, die in mehrere Sprachen übersetzt werden mussten. Dank einer Zusatzfunktion in Across konnten die einzelnen Dateien zu wenigen großen verbunden und nach der Übersetzung wieder geteilt werden. Mit jeder neuen Übersetzung wächst das Translation Memory und liefert dadurch immer mehr passende Vorschläge, die direkt wiederverwendet werden können. Die Rate der automatischen Vorübersetzungen sich wiederholender Textsegmente liegt mittlerweile bei 70-90%, wodurch sich die Durchlaufzeiten der Übersetzungsprojekte um die Hälfte reduziert haben. Auch der Aufwand für das Lektorat wurde seit der Einführung von Across um 70-90% minimiert. Allein dadurch konnten die Übersetzungskosten deutlich gesenkt werden. Ein weiterer Faktor sind die geringeren manuellen Aufwände im Projektmanagement. „Neben der enormen Aufwands- und Kostensenkung für die Übersetzung haben wir durch das einheitliche System eine bessere Kontrolle über die verwendeten Daten”, so Gisbert Meyer.

Einsatz von Across im Arbeitsalltag

Heute koordiniert Olympus Europa alle Übersetzungs- und Reviewprozesse mit dem Translation-Management-System. Die Vorgehensweise ist grundsätzlich unverändert: Die Abteilung Documentation Services erhält die englischsprachigen Bedienungsanleitungen, Marketinginformationen und Webseiteninhalte und stellt die Übersetzung nach der Korrektur der Quelltexte in allen relevanten europäischen Sprachen bereit. Across sorgt dabei für eine effizientere Projektabwicklung und konsistente Texte, denn alle beteiligten Mitarbeiter in Europa arbeiten auf einer gemeinsamen Plattform und auf Basis einheitlicher Daten zusammen. Mit Hilfe der Autorenunterstützung crossAuthor Linguistic, die auf die Sprachressourcen aus dem Across Language Server zugreift, wird die Optimierung übersetzungsgerechter Quelltexte erleichtert. Der nachfolgende Übersetzungsprozess erfolgt über das Translation-Management-System, wobei die Hoheit über die Firmenterminologie und die bisherigen Übersetzungen im Translation Memory beim Unternehmen bleibt. Die Zieltexte werden währenddessen mit Hilfe von crossWeb in den einzelnen Länderniederlassungen Korrektur gelesen. crossWeb bietet die Möglichkeit via Webbrowser – ohne lokale Installation – auf Across zuzugreifen und entsprechend definierter Zugriffsrechte für den jeweiligen Mitarbeiter das Lektorat zu erleichtern. Die Kommentare der Lektoren stehen den Sprachdienstleistern anschließend bei der Überarbeitung der Texte zur Verfügung. Ebenfalls via Webbrowser wird die Firmenterminologie unternehmensweit zugänglich gemacht. Somit werden nicht nur Redakteure und Übersetzer bei der korrekten Verwendung von Benennungen unterstützt, sondern auch Mitarbeiter aus anderen Abteilungen können das Terminologiesystem per Intranet als Wörterbuch verwenden.