Case Study mt-g

Höhere Prozess- und Datensicherheit mit Across

Unser Ziel ist es, unseren Kunden innovative, qualitativ hochwertige und kostenoptimierte Fachübersetzungsdienstleistungen für die Zukunft zu sichern. Fundierte Across-Fachkenntnisse sind Voraussetzung, um dabei den größtmöglichen Systemnutzen (Qualität, Prozesssicherheit) zu generieren. Die Across-Zertifizierung – nun auch für die Version v6.3 – ist nach außen hin der Nachweiß unserer jahrelangen Erfahrung im Umgang mit Across.

Samuel Aubin, Leiter Qualitätsmanagement

mt-g medical translation GmbH & Co. KG hat sich auf die Medizin- und Pharmabranche spezialisiert. Das Spektrum der Kunden reicht von der Medizintechnik und Diagnostik über Pharmazie und Arzneimittelzulassung bis zu klinischen Studien und Dentalmedizin. Die Branche ist in besonderem Maße regulatorischen Vorgaben unterworfen, auch was ihre Produkt- und Unternehmenskommuniation anbelangt. Eine Herausforderung besteht darin, die komplexen produktbezogenen Dokumentationen effizient und regulatorisch konform für Fremdsprachenfassungen zu adaptieren. Um deren Handhabung zu vereinfachen, den manuellen Aufwand der dateibasierten Translation Memorys zu eliminieren und das Unternehmen bei der Realisierung seines hohen Qualitätsanspruchs zu unterstützen, führte mt-g den Across Language Server ein. Damit war gleichzeitig eine Oberfläche vorhanden, auf der alle Projektmanager, Mitarbeiter der internen Qualitätskontrolle sowie externen Übersetzer über alle Prozessstufen hinweg auf den gleichen zentralisierten Datenbestand zugreifen können.

Übersetzungsprozess mit Across

Der Ablauf gestaltet sich seitdem wie folgt: Nachdem der zuständige Projektmanager aus dem entsprechenden Fachteam die zu übersetzenden Dateien erhalten und die Parameter wie Zielsprachen und Termine mit dem Kunden geklärt hat, legt er das Projekt in Across an. Falls es Besonderheiten gibt – sei es bei den Dokumenten oder Einstellungen, die der Projektmanager nicht selbst handhaben kann – werden diese an das Team Translation & Localisation Engineering weitergeleitet, mit dessen Unterstützung das Projekt dann angelegt wird. Dann werden die Aufgaben je nach Fachgebiet, Muttersprache, Kundenpräferenz und Verfügbarkeit den Übersetzern zugewiesen (dazu genügt ein Klick). Die einzelnen Aufgaben stehen den Übersetzern dann offline zur Verfügung. Nach der Übersetzung werden im Rahmen der von mt-g obligatorisch durchgeführten internen Qualitätskontrolle alle Dokumente gründlich geprüft. Schließlich werden die sorgfältig erstellten Übersetzungen an den Kunden geliefert.

Across bei mt-g

Seit 2010 ist der Across Language Server bei mt-g im Einsatz. Pro Monat werden inzwischen durchschnittlich ca. 450 Projekte abgewickelt. „Zum Großteil werden mehrere Zielsprachen benötigt, so dass Across schon bei der Projektanlage und Dokumentenvorbereitung viel Zeit einspart“, erläutert Samuel Aubin, Leiter Qualitätsmanagement bei mt-g. Auf Grund des streng regulierten Umfeldes ergeben sich eine Reihe von Prozessen, die in den entsprechenden unterschiedlichen Workflows abgebildet sind. „Mit Across konnten wir die meisten unserer Prozesse standardisieren, die in dem System automatisch im Hintergrund laufen. Damit sparen wir uns zahlreiche manuelle Schritte. Der Aufwand reduziert sich außerdem erheblich, da alle Beteiligten automatisch mit den gleichen Daten arbeiten und es keinen Dateiaustausch per E-Mail gibt“, so Samuel Aubin. „Insgesamt gehen wir von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von bis zu 30 % pro Projekt aus.“ Neben den Kosten konnte mt-g durch eine gute Wiederverwendbarkeit bei identischen und ähnlichen Inhalten auch die Lieferzeiten reduzieren.

Sicherheit und Qualität

Zusätzlich profitiert das Unternehmen von einer erhöhten Sicherheit und Qualität, denn die Übersetzer können nur das von mt-g weitergegebene Translation Memory verwenden. Eine Vermischung mit fremden Translation Memorys wird systemseitig ausgeschlossen. Darüber hinaus unterstützt die in Across integrierte Qualitätssicherung bei der Übersetzung. Neben der Konsistenz- und Rechtschreibprüfung sorgen eine Vielzahl von formellen Prüfkriterien dafür, dass die größtmögliche Sicherheit erreicht wird. „Qualität hat viel mit beherrschten und schlanken Prozessen sowie verlässlichen Systemen zu tun, Across unterstützt uns hier in erheblichem Maße.“, sagt Samuel Aubin. Generell zeigen sich die Vorteile von Across umso deutlicher, je größer die Anzahl der angeforderten Sprachen und Dokumente ist. Bestimmte Tätigkeiten können projektweit durchgeführt werden, wie Vorübersetzung, Suchen und Ersetzen etc. So konnte mt-g eine große Anzahl von Dateien mit mehr als 100.000 Wörtern in weniger als vier Wochen inklusive interner Qualitätskontrolle übersetzen. „Die gleichzeitige Bearbeitung von Übersetzungsprojekten durch mehrere Fachübersetzer bei konsistenter Terminologie zählt für uns als qualitätsorientierter Dienstleister zu den herausragenden Vorteilen“, resümiert Samuel Aubin. Derzeit überlegt mt-g, in weitere Module zu investieren, wie beispielsweise in weitere Automatisierungsskripte. Diese würden das Arbeiten in Across weiter beschleunigen. Schließlich hat mt-g nach der Zertifizierung auf Version v6.0 nun auch die Zertifizierung auf die Version v6.3 erfolgreich abgeschlossen.

mt-g medical translation GmbH & Co. KG

  • Spezialist für Übersetzungsprojekte der Medizin- und Pharmabranche
  • 80 % der Top-50-Unternehmender Medizin- und Pharmabranche vertrauen auf mt-g
  • Übersetzungsvolumen: 38 Mio. Wörter/Jahr
  • Across-zertifiziert

Ausgangssituation

  • Anforderungen an Prozesssicherheit gemäß Richtlinien und Regularien für die Medizin- und Pharmabranche
  • Dateibasierte Translation Memorys mit hohem Administrations- und Pflegeaufwand
  • Keine einheitliche und zentrale Oberfläche für interne und externe Projektbeteiligte
  • Zahlreiche manuelle Schritte und hoher Koordinationsaufwand im Projektablauf

Eingesetzte Komponenten

  • Across Language Server
  • crossWeb

Ergebnisse

  • Bis zu 30 % Zeitersparnis pro Übersetzungsprojekt
  • Standardisierte, automatisierte Projektabläufe
  • Weitere Steigerung der Übersetzungsqualität

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