Case Study HIMA

Die HIMA Paul Hildebrandt GmbH + Co KG ist führender Anbieter von sicherheitsgerichteten Automatisierungslösungen in den Bereichen Prozessindustrie, Bahnindustrie, Logistik und Maschinensicherheit. Seit mehr als 40 Jahren schützen HIMA Systeme in über 80 Ländern die Anlagen großer Unternehmen der Öl-, Gas-, chemischen, pharmazeutischen und energieerzeugenden Industrie. Aufgrund der internationalen Ausrichtung sind Übersetzung und Übersetzungsmanagement bei HIMA fest verankert. Besonders in der Abteilung Entwicklung Dokumentation (ED) spielt dieses Thema eine entscheidende Rolle, wenn es um die Lokalisierung von Handbüchern, Zertifikaten, der eigenen Software und entsprechenden Online-Hilfen geht. Aber auch Marketing- und Schulungsunterlagen werden für die Zielmärkte vorbereitet. Bei bis zu sechs unterschiedlichen Zielsprachen ergibt sich daraus ein hoher Übersetzungsaufwand. Zur einfachen und effizienten Handhabung hat sich die Abteilung deshalb bereits vor einigen Jahren für das Übersetzungsmanagement mit dem Across Language Server entschieden. Die Softwareplattform speichert zentral alle übersetzungsrelevanten Daten und schafft eine gemeinsame Arbeitsumgebung für alle Projektbeteiligten. Der Einsatz von Across hat sich bereits in vielen Projekten bewährt, denn dank der Wiederverwendung bisheriger Übersetzungen wurden einheitlichere Texte erreicht und der Arbeitsaufwand reduziert.

Konzeptentwicklung für die Terminologiearbeit

Der Across Language Server beinhaltet neben dem Übersetzungsspeicher (Translation Memory) und Funktionen zum Projektmanagement auch ein Terminologiesystem. Daher war es naheliegend, auch der Firmenterminologie verstärkt Aufmerksamkeit zu schenken. Jede systematische Terminologiearbeit basiert auf einer genauen Analyse des Ist-Zustandes zur Ermittlung des Bedarfs. So wurden die Anforderungen an mehr Konsistenz, eine zentrale Verwaltung der Terminologie und die verbesserte interne Kommunikation festgestellt. Auf Basis des Systems von Across sollte deshalb Schritt für Schritt ein einheitlicher Firmenwortschatz aufgebaut werden. „Um die Terminologiearbeit erfolgreich im Unternehmen zu etablieren, bedarf es zusätzlich zum Werkzeug natürlich entsprechender Prozesse. Die meisten Unternehmen durchlaufen erfahrungsgemäß verschiedene Phasen bei der Einführung professioneller Terminologiearbeit. Meist werden einige Optionen getestet, bis sich die optimalen Arbeitsabläufe entwickeln“, erläutert Christian Heinrich, Team Leader Customer Care bei der Across Systems GmbH.

Am Anfang des Projektes wurden neue Terme nach individuellen Kriterien erfasst. Diese Vorgehensweise erwies sich jedoch schnell als wenig zielführend, sodass die Erarbeitung eines neuen Terminologiekonzepts angestoßen und ein Zeitplan mit klar definierten Zielen erarbeitet wurde. Zu den wichtigsten Ziele zählten:

• Interne und externe Kommunikation optimieren
• Arbeitsabläufe beschleunigen
• Kosten für Terminologie, Redaktion und Übersetzungen senken
• Corporate Language und Corporate Identity stärken
• Verwaltung von Terminologie und Übersetzungen optimieren
• Firmenterminologie für alle Mitarbeiter nutzbar machen

Ein wesentlicher Schritt zur Zielerreichung waren Meetings mit den betroffenen Abteilungen und Mitarbeitern, um die Terminologiearbeit und die Funktionen des Across Language Server bestmöglich auf die Anforderungen aller abzustimmen. Die Bereinigung der Datenbank und der Aufbau neuer Terminologie sollten zwar vor allem in der Verantwortung der Abteilung ED liegen, die unternehmensweite Nutzung der Sprachressourcen wurde jedoch stets als langfristiges Ergebnis angestrebt. In der nächsten Phase wurden der Funktionsumfang des Systems sowie Möglichkeiten zur Kategorisierung definiert. Mit Unterstützung von Across-Mitarbeitern sollte der erfolgreichste Weg der Terminologiearbeit bei HIMA gefunden werden. In diesem Zeitraum wuchs das Bewusstsein für das Thema in allen Abteilungen, so dass das Projekt zügig voranschritt. Nachdem mit den drei Instanzen „HIMA-Produkte“, „Fremdprodukte“ und „Fachbegriffe“ die Hauptkategorien der Benennungen in Across definiert waren, entwickelte HIMA einen Leitfaden, der bestimmte Kriterien für die gezielte Termerstellung vorgibt. Neue Terme sollen hauptsächlich aus folgenden Quellen gewonnen werden:

• direkter Bestand (Produktspezifikationen oder Handbücher)
• Anwendungsspezifische Normen
• HIMA-spezifische Workflow
• geprüfte Mitarbeitervorschläge

Zu jedem Eintrag in der Datenbank finden sich nun unter anderem Verwendungshinweise (Standard, erlaubt, nicht erlaubt), die Quelle und das Erstellungsdatum, weiterführende Informationen sowie natürlich die entsprechende Übersetzung. Auf die fachliche Validierung der Einträge wird in der Abteilung ED großen Wert gelegt, denn nur so kann eine durchweg hohe Qualität der Terminologiedatenbank sichergestellt werden. Die Einteilung des Termbestands in unterschiedliche Fachbereiche wurde daher gründlich durchdacht und diskutiert.

Ergebnisse einer einheitlichen Firmenterminologie

Eine niedrigere Fehlerrate bei der Texterstellung sowie weniger termbezogene Abstimmungen und Korrekturläufe sparen Zeit und damit Kosten. Zudem steigern einheitliche Benennungen die Qualität der Quelltexte und Übersetzungen, wodurch der Übersetzungsaufwand deutlich minimiert wird. „Zu Beginn des Projekts haben wir die Voraussetzungen für Terminologiearbeit in unserer Abteilung etwas überschätzt. Mit zunehmender Erfahrung ließen sich jedoch viele Herausforderungen sehr gut bewältigen. Across bot uns dabei die technologische Grundlage und stand uns auch auf fachlicher Ebene beratend zur Seite. Mittlerweile haben wir eine fundierte Basis erarbeitet und können in die nächste Phase eintreten. Dabei sollen firmenweite Abläufe entwickelt werden, die auf die abteilungsinterne Prozesse zugeschnitten sind und uns noch besser bei der Terminologiearbeit unterstützen“, erklärt Cecilia Mongardi, Dipl. Übersetzerin bei der HIMA Paul Hildebrandt GmbH + Co KG. „Je bewusster der stetig wachsende Fachwortschatz im gesamten Unternehmen gelebt wird, desto einfacher und eindeutiger wird die Kommunikation zwischen den Abteilungen. Im nächsten Schritt hat eine einheitliche Terminologie natürlich ebenfalls positive Auswirkungen auf unseren Außenauftritt und ermöglicht durch kürzere Reviewprozesse auch kürzere Produktzyklen“.

Ausblick & Erweiterungsmöglichkeiten

Mit steigenden Anforderungen des Unternehmens an die Terminologiearbeit lässt sich Across flexibel erweitern. Die Einführung von crossTerm Web und die schrittweise Einbeziehung weiterer Abteilungen werden momentan besprochen. Konkret soll das Terminologiesystem als nächstes auch bei der Softwarelokalisierung zum Einsatz kommen. Von Beginn an war das Terminologieprojekt bei HIMA so angelegt, dass im Endergebnis unternehmensweit alle Mitarbeiter in der Terminologiedatenbank recherchieren können. Across liefert hierfür den passenden Funktionsumfang. Flexible Zugriffsmöglichkeiten via Webbrowser oder sogar direkt aus gängigen Editoren unter MS Windows heraus ermöglichen die unternehmensweite Verwendung der Firmenterminologie. Somit profitieren nicht nur die zuständigen Abteilungen von der Terminologiearbeit mit Across, sondern die gesamte interne und externe Unternehmenskommunikation wird auf Basis gemeinsamer Sprachdaten konsistenter und eindeutiger. Je nach definierten Berechtigungen können sich über ein Vorschlagsmodul zukünftig auch Mitarbeiter anderer Fachabteilungen mit eigenen Ideen und Empfehlungen an der Terminologiearbeit beteiligen. Einheitliche Benennungen in der Produktkommunikation werden somit zu einem Thema, das alle betrifft.