Case Study Minitab

Minitab Centralizes Translation Management with Across

With the help of Across, our translation management process has been improved significantly. We now have a central system that seamlessly integrates with our CMS, which results in more consistent data and the ability to work with our multi-language vendors easily

John Wilcock, Staff Localization Specialist at Minitab

Minitab ist ein weltweit führender Anbieter von Software und Dienstleistungen für Qualitätsverbesserung und Statistikschulung. Tausende von erfolgreichen Unternehmen in mehr als 100 Ländern haben sich für Minitab Statistical Software als ihr bevorzugtes Datenanalysetool entschieden. Minitab Statistical Software wird für den Statistikunterricht an mehr als 4.000 Hochschulen und Universitäten weltweit eingesetzt.

Ausgangssituation

Minitab lokalisiert seine Produkte bereits seit mehr als zehn Jahren. Die meisten der Übersetzungen von Software, Hilfetexten, Dokumentation, Webseiten und Schulungsmaterial werden von einem Lieferanten bereitgestellt, der Übersetzungen in verschiedene Sprachen anbietet (Multi-Language Vendor, MLV). Minitab-Händler stellen Übersetzungen in sieben zusätzliche Sprachen bereit. Der MLV übersetzt die Minitab Statistical Software in Französisch, Deutsch, Spanisch (Mexiko), Portugiesisch (Brasilien), Japanisch, Chinesisch (vereinfacht) und Koreanisch. Die Minitab-Webseite wird in vier Sprachen und das Trainingsmaterial in drei Sprachen übersetzt. Außerdem werden die Übersetzungen von internen Fachexperten und externen Dienstleistern lektoriert.

Die Herausforderung

Die Herausforderung bestand darin, dass Minitab bereits ein Content-Management-System (CMS) im Einsatz hatte und eine nahtlose Verbindung zu einem Translation-Management-System (TMS) anstrebte. Minitab wollte außerdem die Gelegenheit nutzen, sich zukünftig selbst um das Übersetzungsmanagement zu kümmern, statt weiterhin auf Übersetzungsdienstleister angewiesen zu sein. Zu diesem Zweck wünschte sich Minitab ein System, dass leistungsfähig genug ist, die Anforderungen seines MLVs sowie seiner Händler und Fachexperten zu erfüllen, gleichzeitig aber einfach und intuitiv genug ist, um selbst von neuen oder gelegentlichen Anwendern eingesetzt werden zu können. "Wir brauchten ein System, das mit den Anforderungen aller drei Gruppen umgehen kann, dabei jedoch einfach genug ist, um auch von einzelnen Mitarbeitern und Lektoren verwendet zu werden", so John Wilcock, Staff Localization Specialist bei Minitab. "Um unternehmensweite Konsistenz zu gewährleisten, musste das System auch nahtlos in unser CMS integrierbar sein und einen zentralisierten Übersetzungsmanagementprozess ermöglichen." Nach einer Untersuchung verschiedener TMS entschied sich Minitab für Across, welches durch seine intuitive Benutzeroberfläche, Kompatibilität mit bestehenden Systemen und Authoring Tools sowie seine Kosteneffizienz hervorstach.

Zentralisiertes, nahtloses Übersetzungsmanagement

Die Umsetzung gestaltete sich sehr einfach. Minitab war innerhalb eines Monats in der Lage, mit Anbietern und einzelnen Mitarbeitern Pilotprojekte durchzuführen. Die Integration mit dem CMS Documentum dauerte jedoch länger, sowohl wegen der Komplexität der Zusammenarbeit als auch besonders wegen der beschränkten Ressourcen bei Minitab. "Nach der Integration von CMS und Across war die Übersetzung von Texten viel einfacher als in unserem vorherigen Modell", erklärt John Wilcock. “In der Vergangenheit mussten wir immer nach Dateien suchen, in denen Änderungen vorgenommen wurden. Da dies ein zeitraubender Prozess war, warteten wir üblicherweise, bis große Teile der englischen Texte fertig waren, bevor wir die Dateien zur Übersetzung in alle sieben Hauptsprachen versendeten. Mit Across ist der Prozess jetzt viel einfacher. Sobald englischsprachiger Inhalt in einer Publikation als "final" markiert ist, erstellt Documentum eine Kopie für die jeweiligen Sprachen und checkt sie zur Übersetzung in Across ein. Falls der Text zu einem späteren Zeitpunkt Änderungen erfordert, wird eine weitere Kopie zur Übersetzung versandt. Der Autor hat jetzt mehr Kontrolle über den Lokalisierungsprozess. Er ist verantwortlich dafür, in einer Documentum-Oberfläche zu entscheiden, ob die Übersetzung bestimmter Inhalte ein Lektorat erfordert. Sollte dies der Fall sein, wird in Across automatisch der Lektoratsworkflow angewendet. Im Rahmen unseres vorherigen Modells hätte es mindestens sechs Wochen gedauert, geänderte englische Texte zu identifizieren, diese zu packen, die Änderungen an unseren Übersetzungsdienstleister zu versenden und die fertig übersetzten Texte erneut zu integrieren. Dies war eine für unsere Produktlieferungen zeitkritische Aufgabe. Unser Ziel für das neue System war es, ein Delta von zwei Wochen zwischen der Freigabe der englischen Quelltexte und der Bereitstellung der Übersetzungen zur Veröffentlichung zu erreichen.” Der Localization Project Manager verwendet Across auch dazu, den entsprechenden Übersetzungs- und Lektoratsressourcen Aufgaben zuzuweisen. Anstelle von großen Textblöcken erhalten die Übersetzungsdienstleister nun über den gesamten Projektzyklus hinweg kleinere und handlichere Textpakete.

Erfolgreicher Einsatz

Zur Zeit wird Across für die Dokumentation eingesetzt, welche auch die Erstellung der Hilfetexte, Schulungsmaterialien und Webtexte für den technischen Support umfasst. Das Dokumentationsteam von Minitab nutzt crossAuthor bei der Texterstellung, die Terminologie wird über crossTerm verwaltet. Die enge Verzahnung zwischen Across und Documentum hat es Minitab ermöglicht, ein flexibles, leistungsfähiges System zur Erstellung von Texten und Übersetzungen aufzusetzen, das wertvolle Zeit und Geld spart. Autoren sind jetzt in der Lage, Texte zu schreiben, die Minitabs Terminologienormen entsprechen. Wartezeiten werden dabei verkürzt, da die Übersetzung bereits angestoßen werden kann, während die Texte noch in Vorbereitung sind. "Der Wechsel auf Across war ein großer Erfolg. Wir haben jetzt ein System, das alle Übersetzungen mit unseren Partnern zentral verwaltet", sagt John Wilcock. "Außerdem können unsere Partner in unserem System arbeiten, ohne sich um Quelltextformate oder Tools zu kümmern. Wir behalten die vollständige Kontrolle über unser Translation Memory. Unsere Partner können wir dadurch bei der Bereitstellung von hochwertigen Publikationen für ihre Kunden unterstützen. Dank eines wiederholbaren Prozesses wird der Aufwand von einem Produktrelease zum nächsten progressiv verringert." Ein weiterer wichtiger Vorteil bei der Nutzung von Across ist die kürzere Schulungsphase. Projektmanager können in nur zwei Stunden mit den wichtigsten Funktionen vertraut sein und Autoren sind nach einer kurzen Einführung in der Lage, crossAuthor einzusetzen, um Terminologie konsistent zu verwenden. Einzelne Übersetzer und Lektoren brauchen lediglich eine kurze Einweisung, um das System effizient zu nutzen. 

Es geht voran

Angesichts des erfolgreichen Einsatzes von Across hat sich Minitab entschlossen, weitere Content-Management-Systeme im Unternehmen mit dem Across Language Server zu verbinden, um das Übersetzungsmanagement weiter zu zentralisieren, die Qualitätskontrolle zu automatisieren und unternehmensweit eine konsistente Terminologie zu gewährleisten.

Minitab Inc.

  • Leading developer of statistical analysis and process improvement software
  • Annual translation volume: $500,000 per year
  • Number of employees: Over 300
  • Target Languages: 11
  • Locations: State College, PA, with subsidiaries in England, France, and Australia
  • 90% of Fortune 100 Companies use Minitab Statistical Software

Initial Situation

  • Translations into seven languages
  • Multi-language vendors, partners, and subject matter experts work on projects
  • Need a system that can integrate with CMS
  • Need a method to manage terminology consistency

Objectives

  • Central translation management
  • Seamless connection of other systems
  • Integration of all involved in the process
  • Consistent corporate terminology

Across components employed

  • Across Language Server
  • crossWeb
  • crossGrid
  • crossConnect
  • crossAuthor

Results

  • Flexible, responsive content creation and translation system
  • Central translation management
  • Reduced repetitive manual tasks
  • Comprehensive terminology database created
  • Increased translation quality

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