Case Study MEIKO

70-80 % Zeitersparnis bei der Übersetzung

Eine einheitliche Terminologie ist in der Technischen Dokumentation essentiell. Across unterstützt uns dabei, konsistente Texte in allen Sprachen zu gewährleisten.

Daniel Ratano, Leiter Technische Dokumentation

Einheitliche Terminologie und straffe Übersetzungsprozesse: MEIKO nutzt Einsparpotenzial von Across

Die MEIKO Maschinenbau GmbH & Co.KG gehört weltweit zur Spitzengruppe in der Spül- und Reinigungstechnik. Mit Niederlassungen auf vier Kontinenten vertreibt das Unternehmen seine Produkte in den unterschiedlichsten Branchenumfeldern. Ob Hotels und Restaurants, Krankenhäuser oder Kreuzfahrtschiffe – für jeden Bedarf gibt es die passende professionelle Spülmaschine oder -anlage. Die auf vielfältige Einsatzbereiche zugeschnittenen Produkte erfordern einen hohen Dokumentationsaufwand in mehr als 30 Sprachen. Rund 250.000 Wörter werden hierfür pro Jahr übersetzt. Um bei einem solchen Übersetzungsvolumen effiziente Prozesse und konsistente Texte zu gewährleisten, verlässt sich MEIKO seit 2007 auf den Across Language Server.

Mit dem Übersetzungsmanagementsystem werden alle Übersetzungen auf einer zentralen Plattform verwaltet, sodass bereits freigegebene Sätze für neue Dokumente wiederverwendet werden können. Das Translation Memory speichert alle bisher erstellten Texte inklusive der passenden Übersetzung ins Englische, Finnische, Japanische etc. Auch das immer mehr an Bedeutung gewinnende Thema Corporate Language kann mit Hilfe von Across abgebildet werden: „Uns kam es bei der Einführung eines neuen Systems vor allem darauf an, neben dem Übersetzungsmanagement gleichzeitig auch unsere Firmenterminologie zu vereinheitlichen. Unabhängig davon, ob wir die Übersetzungen intern bearbeiten oder mit unseren externen Sprachdienstleistern kooperieren, steht unser Fachwortschatz dank der flexiblen Zugriffsmöglichkeiten in Across nun allen Beteiligten gleichermaßen zur Verfügung“, so Daniel Ratano, Leiter Technische Dokumentation bei MEIKO. In das Terminologiesystem können alle bisher gepflegten Wortlisten importiert und dort nach unterschiedlichen Kriterien bewertet und klassifiziert werden. Sollen bestimmte Benennungen bevorzugt und andere vermieden werden, so wird diese Information in der Datenbank hinterlegt. Die vollständige Übernahme aller Terminologiedaten hat den Vorteil, dass dem Anwender auch die „Unworte“ angezeigt werden. Wird ein Term falsch verwendet, so weist das System nun darauf  hin und schlägt eine Alternative vor. Der Übersetzer spart sich dadurch zeitaufwändige Recherche oder Rückfragen und weiß auf Anhieb, wie er einen bestimmten Fachbegriff verwenden soll. Die Firmenterminologie wird durch neue Übersetzungen sowie durch die Mithilfe der Technischen Redakteure und Übersetzer kontinuierliche erweitert. Mit dem Suggest-Modul in Across können alle Mitarbeiter auf Basis eines Rechtesystems Terme vorschlagen, die in die Datenbank aufgenommen werden sollten. Die Terme werden dann von einem Terminologie-Team bewertet und nach der Prüfung freigegeben. Das Team umfasst Experten aus der Technischen Redaktion, Technik, Service, dem Technischen Vertrieb und dem Produktmanagement.

Optimiertes Übersetzungsmanagement

MEIKO arbeitet seit Jahren mit Sprachdienstleistern zusammen, hatte vor der Einführung von Across jedoch kein eigenes System zur optimalen Koordination der Zusammenarbeit im Einsatz. Die Herausforderung bestand deshalb vor allem darin, das gesamte Übersetzungsmanagement zu vereinheitlichen und Across Stück für Stück unternehmensweit einzuführen. „Wir sind davon überzeugt, mit Across den richtigen Partner für dieses Projekt gefunden zu haben. Nicht nur die Funktionen der Software zur Steuerung unserer Übersetzungsprozesse passen sehr gut zu unseren Bedürfnissen, durch das offene Schnittstellenkonzept war auch die Anbindung an unser vorhandenes Redaktionssystem problemlos zu realisieren. Die Terminologiedatenbank und das Translation Memory stehen uns dadurch schon während der Quelltexterstellung zur Verfügung. Aus unserer gewohnten Arbeitsumgebung heraus können wir die Daten dann direkt an den Across Language Server übermitteln und den Übersetzungsprozess anstoßen.

Sowohl bei der Implementierung des Systems als auch in der Einführungsphase stand uns das Team der Across Systems GmbH unterstützend zur Seite“, beschreibt Daniel Ratano den Projektverlauf. Die Optimierung des Übersetzungsmanagements durch Across machte sich bereits nach kurzer Zeit bemerkbar: So wurde beispielsweise eine komplette Betriebsanleitung zum ersten Mal ins Bulgarische übersetzt. Schon für die zweite Anleitung mussten nur noch 30-35% der Inhalte übersetzt werden. Die dritte Anleitung verursachte sogar weniger als 10% der ursprünglichen Übersetzungskosten. Die Gründe für die enormen Einsparungen sind einerseits zahlreiche 100%-Matches und die Wiederverwendung bereits übersetzter Textabschnitte und andererseits der vereinfachte  und transparente Prozessverlauf.

Terminologie unternehmensweit nutzen

Das in Across integrierte Terminologiesystem bringt nicht nur Vorteile bei der Erstellung konsistenter Dokumentationen, auch andere Abteilungen profitieren von der Pflege der Firmenterminologie. Durch den Zugriff auf die Datenbank via Webbrowser steht der Firmenwortschatz allen MEIKO-Mitarbeitern zur Verfügung. Mittlerweile wird die Datenbank sogar als unternehmensweites Glossar genutzt und erfährt hohe Akzeptanz in vielen Abteilungen. Zu jedem Term stehen die Definition, ein Bild sowie die passende Übersetzung in Englisch und Französisch zur Verfügung. Weitere Sprachen wie Italienisch, Spanisch oder Niederländisch sind bereits in Planung. Für die Vergabe einer neuen Benennung, z.B. für eine Konstruktionszeichnung fungiert das Terminologiesystem außerdem als Wissensdatenbank. Die Terminologierecherche ist neben dem Zugang über den Browser auch direkt aus Microsoft Windows Anwendungen heraus möglich. Somit wird die Einhaltung eines einheitlichen Wortschatzes erheblich erleichtert.

„Während der Einsatz des Across Language Server für die Technische Dokumentation vor allem den Arbeitsaufwand reduziert und durch einheitliche Benennungen gleichzeitig für eine höhere Qualität der Übersetzungen sorgt, tragen die flexiblen Zugangsmöglichkeiten zur Datenbank dazu bei, das Bewusstsein für die Terminologiearbeit im ganzen Unternehmen zu schärfen.

Die einfache Handhabung der Zusatzkomponenten zur Terminologierecherche hat schnell dazu geführt, dass auch die Kollegen aus anderen Abteilungen Across selbstverständlich für die Texterstellung nutzen.

Aus der Projektpraxis

MEIKO-Technologien werden in unterschiedlichsten Branchen eingesetzt. So hat das Unternehmen beispielsweise bereits zahlreiche Fähren und Kreuzfahrtschiffe mit modernster Spültechnik ausgestattet. Für ein aktuelles Projekt arbeitet die Konstruktion an passgenauen Spülmaschinen für die weltweit erste flüssiggasbetriebene Passagierfähre. Die Technische Dokumentation hat hierfür in Absprache mit der Konstruktion und dem Vertrieb parallel völlig neue Bedienungshandbücher erstellt. Fertigstellung und Übersetzung der Texte erfolgte noch, bevor die Maschinen ausgeliefert wurden. Die gesamte Technische Dokumentation soll schließlich in allen relevanten Sprachen zur Verfügung stehen, sobald die Spülmaschinen auf der Fähre eingebaut und in Betrieb genommen werden.

Mit Hilfe von Across kann auch dieses Projekt innerhalb des eng gesteckten Zeitrahmens bewältigt werden. „Die Arbeit mit dem Across Language Server hat sich schon bei ähnlichen Zielsetzungen bewährt. Wir sind froh, dass wir auch ein solch umfangreiches Dokumentations- und Lokalisierungsprojekt schnell, professionell und vor allem in hervorragender Qualität abwickeln können“, so Daniel Ratano.

MEIKO GmbH & Co. KG

  • gehört zur Spitzen­gruppe in der Spül- und Reinigungstechnik
  • 1927 in Offenburg gegründet
  • in Deutschland 15 Werksvertretungen
  • Vertretungen int.: Großbritannien, Frankreich, Schweiz, Österreich, Niederlande, USA, Australien, Indien, Vereinigte Arabische Emirate, Malaysia
  • rund 1850 Mitarbeiter
  • Umsatz 2012: 260 Mio. €

Ausgangssituation

  • Standorte weltweit
  • Übersetzungen in über 30 Sprachen
  • Sprachdienstleister und interne Mitarbeiter arbeiten an Projekten
  • einheitliche Corporate Language gewinnt an Bedeutung
  • vorhandene Systeme: Docuglobe

Eingesetzte Komponenten

  • Across Language Server
  • crossTerm Web
  • crossTerm Lookup

Ergebnisse

  • zentrales Übersetzungs­management
  • Nutzung Terminologie­datenbank als unternehmens­weites Wörterbuch
  • 70-80% Zeitersparnis bei der Übersetzung

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